Technicien / Technicienne de gestion administrative

En tant que Coordinateur(trice) de Service, vous êtes l'interface entre l'équipe, la Direction, les Elus et les partenaires. Votre rôle est d'assurer une organisation efficace du service et de garantir une bonne communication entre les différents acteurs.

Activités régulières :

Coordination et gestion du service

- Préparation de la réunion hebdomadaire avec le Directeur et CR à l'équipe
- Gestion de l'organisation du service
- Tuteur de l'apprenti
- Suivi du budget par rapport au réalisé par commission
- Debriefs des CR des commissions avec le Directeur
- Analyse des points à l'ordre du jour des commissions
- Suivis mensuels des impayés (Comptabilité/Direction)
- Suivis comptables des dossiers particuliers
- Vérification des factures avant transmission au Directeur pour règlement
- Liens avec les partenaires en amont des réunions de commissions (choix des séjours.)
- Ressources pour l'équipe (traitements de dossiers, contacts partenaires, réclamations.)
- Administrateur ACL
- Préparation informatique du paramétrage des produits dans logiciel ACL, encodage, tarif, web

Accueil physique et téléphonique

- Information et conseil auprès du public
- Opérations de vente de billetterie/séjours
- Gestion de caisse et billetterie
- MAJ base de données ouvrant-droits (Informations personnelles)
- Traitement du courrier journalier / gestion des messages électroniques et appels téléphoniques

Gestion des commissions (avec Elus)

- Préparation et organisation des réunions de commission avec l'équipe
- Elaboration supports / apport d'éléments d'aide à la prise de décision
- Analyse des activités (comparatif des offres, étude des devis, cahier des charges, simulations tarifs, enquêtes, statistiques, synthèses)
- Traitement / diffusion des décisions de commission auprès du public
- Interlocuteur direct entre l'ouvrant-droit et commission
- Conseils et forces de propositions

Activité Web & Communication

- Création et MAJ des fiches produits sur Cyber Ce
- Mise en place inscriptions et paiement en ligne
- Rédaction / vérification éléments brochure
- Transmission éléments à l'imprimerie et routeur
- Actualisation constante de l'information et communication de l'offre en cours
- Support (en doublon) pour la gestion du site internet
- Créations affichages et documents d'inscription
- Elaboration statistiques rapport d'activité

Activités occasionnelles

- Participation à des événements spécifiques liés aux activités du service
- Support à d'autres missions en fonction des besoins du service

Profil recherché

- Excellentes compétences en organisation et coordination
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur
- Bon relationnel et aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés (équipe, Direction, partenaires, Elus, public.)
- Sens du service et esprit d'initiative
- Maîtrise des outils informatiques
- Formation Bac + 2 ou équivalent minimum
- Expérience en gestion d'équipe exigée
Ce poste requiert un bon équilibre entre rigueur, adaptabilité et sens du relationnel pour assurer une coordination fluide et efficace du service.

Conditions d'emploi

- Poste à temps plein 35h sur 5 jours, avec possibilité d'astreinte le midi
- Travaillera au Service Vacances dans une équipe de 6 personnes sous la responsabilité du Directeur
- Travail au siège social de Belfort et sur notre antenne à Bourogne
- Possibilité de réunion en soirée