Technicien / Technicienne de gestion administrative

Profil complet sur le site de l'UCA : 2024121B2

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Le/La Responsable de scolarité 1er cycle d'accès aux Etudes de Santé exerce ses fonctions au sein du Service de la Formation des UFRs de Médecine et de Pharmacie. Il/elle assure l'encadrement des 4 agents en réalisant des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement, la scolarité.
Le/La Responsable de scolarité 1er cycle d'accès aux Etudes de Santé est placé sous l'autorité de la Responsable du Pôle des Scolarités Santé au sein des UFRs de Médecine et de Pharmacie.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Encadrement d'équipe
- Organiser, planifier et contrôler l'activité de son service,
- Assurer l'accompagnement des agents du service dans la réalisation de leurs missions,
- Animer une équipe.

- Participer et représenter sa hiérarchie aux réunions, commissions et divers comités en lien avec la formation.

- Gestion des campagnes de candidature Parcoursup et Etudes en France
- Planifier les dates de délibération, constitution des jurys, convocation des membres du jury, participation aux délibérations,
- Gérer les recours ParcourSup en lien avec la Direction de la Formation
- Participer à l'organisation des oraux de sélection Parcoursup le cas échéant,
- Aider au paramétrage de la plateforme
- Suivre les confirmations de vœux et des inscriptions

- Gestion des procédures d'accès direct aux études de santé des étudiants étrangers
- Réceptionner et vérifier les dossiers
- Transmettre à la Direction de la Formation en charge d'organiser les jurys
- Editer les courriers de réponse aux candidatures

- Sessions d'examens
- Planifier les sessions des examens
- Convoquer les jurys et participer aux délibérations
- Assurer les appels et distributions des brouillons si besoin

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (enseignants) et usagers (étudiants)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Classer et archiver les dossiers
- Participer aux activités générales du Service et des UFRs.



COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Appétence pour effectuer des règles de calcul de moyenne et de résultat.

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Confidentialité

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : Base INM 373 soit 1836.20€ brut mensuel pour un temps plein
- Contrat de travail : 35h00 hebdomadaire
- Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion
- Déplacements dans les centres d'examens (Grande Halle)
- Participation aux frais de transports en commun
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.