Technicien / Technicienne de gestion administrative

Contexte et Missions :
Au sein du service Direction-Affaires Transversales de l'UFR Santé de l'Université de Poitiers, vous aurez pour missions :
Accomplir des actes administratifs et exécuter des actes de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :
Préparer les travaux des instances de gouvernance et de différents conseils et en assurer la mise en œuvre et le suivi des décisions
et faire le lien avec la communauté IRIS Instances de l'UFR
Accueillir, orienter et informer les divers publics et interlocuteurs
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
Suivre les dossiers administratifs et financiers dont il a la charge et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

Profil recherché :

Savoirs
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels

Savoir-être
Réactivité
Sens de l'organisation
Polyvalence
Sens de la confidentialité

Savoir-faire
Concevoir des tableaux de bord
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ADE-UP planning, wordpress

Diplôme : CAP, BEP
Domaine de formation souhaité : Communication, administration
Expérience : Débutant(e) accepté(e) (expérience inférieure à 2 ans)