Technicien / Technicienne de gestion administrative

Référence UCA : 2024132B

Le profil de poste complet est disponible sur le site de l'UCA :https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/personnels-administratifs-et-techniques
MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.
Le/la gestionnaire scolarité assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique au service scolarité, elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures, elle participe aux actions de communication et d'information à destination des usagers.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
Le/la gestionnaire scolarité contribue à l'élaboration et à la mise à jour des documents résultant de l'évolution de l'offre de formation (maquettes, mccc). Elle participe à la modélisation Apogée et DIVA, elle gère les admissions et candidatures, elle élabore des outils de suivi.
Inscriptions :
- Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants
- Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription administrative à la publication des résultats
- Assistance Hotline
Suivi administratif :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique
- Saisir les données dans Apogée et contrôler les inscriptions web
- Délivrer les cartes d'étudiants
- Assurer une assistance technique auprès des secrétaires (ESUP STAGE et Suivi des stages)
- Participer ponctuellement si besoin à l'activité administrative des autres services centraux de l'IUT ou des secrétariats de département, notamment dans le cadre de pics d'activités.
Admissions :
- Paramétrer et coordonner les admissions
- Gérer les recours gracieux (création publipostage)
- Mise en place process étudiants internationaux
- Participation webinaire
Offre de formation :
- Participer à la structuration de l'offre de formation en lien avec les départements de formation
- Modéliser : PV/RN/ modalité de contrôle/règle de calcul de notes et de résultats
- Saisie des heures d'enseignement (TP/ TD /M)
- Implication et coordination des jurys
- Accompagnement des départements de formation
- Participer à la délivrance des résultats
Communication :
- Assurer la diffusion des informations liées aux attributions de la scolarité
- Participer aux actions de communication et d'information à destination des usagers (interne et externe)

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Respecter la confidentialité

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : Base INM 373 soit 1836.20€ bruts mensuels
- Contrat de travail : 35h hebdomadaires