informations générales
Chamalières
Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille recrute un agent d'accueil polyvalent (H/F) à temps complet posté au standard général du site. Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille est un établissement public autonome intervenant dans le champ de la protection de l'enfance et assure des missions d'accueil d'urgence (accueil - observation - évaluation - orientation).
L'agent d'accueil est le premier contact physique et/ou téléphonique auquel s'adressent les visiteurs du Centre de l'Enfance, il (elle) est donc garant (e) de l'image du Centre et de ses valeurs.
Véritable point névralgique de l'établissement qui compte près de 300 usagers et 400 collaborateurs, vous serez amené(e) à exercer les fonctions suivantes :
Tenue du standard: Contrôle des entrées, sorties, Accueil physique, téléphonique et orientation des visiteurs, Réception des colis, Enregistrement, tri, l'affranchissement du courrier, Gestion des réservations des salles, des transports.
Suivi de l'activité des services éducatifs: Suivi des effectifs de l'établissement et information de la direction : Mise à jour quotidienne de la liste des effectifs sur l'application hébergement et transmission hebdomadaire du tableau au Conseil départemental. Mise à jour hebdomadaire du tableau complet de suivi des effectifs
Soutien administratif quotidien à l'activité éducative
Réalisation de divers courriers pour la direction et chefs de services concernant les aspects éducatifs
Mettre en page les rapports éducatifs et s'assurer de leur transmission
Contrôle et archivage des dossiers éducatifs - responsable des archives éducatives
Gestion de l'archivage des dossiers éducatifs (mise à jour du tableau de recollement, vérification de la bonne gestion des archives, archivage des dossiers centralisés au secrétariat (informations préoccupantes, mineurs non accompagnés.)
Elaboration des trames documents administratifs des services éducatifs
Aide à mise à jour des dossiers sil'ao
* Tâches administratives complémentaires
Diffusion des notes d'information et de service
Mise à jour et diffusion du tableau des astreintes et gardes
Autres activités annexes :
Participation au comité des fêtes et aide administrative à l'organisation des évènements
Participation à la vie institutionnelle et du service
Contribution à l'élaboration et la mise en œuvre du projet du service et du projet d'établissement
Participation aux réunions de l'équipe administrative.
Compétences du poste indispensables :
Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone.
Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Faire preuve de réactivité, adapter son comportement à des situations évolutives
Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautiques (sil'ao, word, excel, .)
CDD de 1 AN renouvelable.
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Véritable point névralgique de l'établissement qui compte près de 300 usagers et 400 collaborateurs, vous serez amené(e) à exercer les fonctions suivantes :
Tenue du standard: Contrôle des entrées, sorties, Accueil physique, téléphonique et orientation des visiteurs, Réception des colis, Enregistrement, tri, l'affranchissement du courrier, Gestion des réservations des salles, des transports.
Suivi de l'activité des services éducatifs: Suivi des effectifs de l'établissement et information de la direction : Mise à jour quotidienne de la liste des effectifs sur l'application hébergement et transmission hebdomadaire du tableau au Conseil départemental. Mise à jour hebdomadaire du tableau complet de suivi des effectifs
Soutien administratif quotidien à l'activité éducative
Réalisation de divers courriers pour la direction et chefs de services concernant les aspects éducatifs
Mettre en page les rapports éducatifs et s'assurer de leur transmission
Contrôle et archivage des dossiers éducatifs - responsable des archives éducatives
Gestion de l'archivage des dossiers éducatifs (mise à jour du tableau de recollement, vérification de la bonne gestion des archives, archivage des dossiers centralisés au secrétariat (informations préoccupantes, mineurs non accompagnés.)
Elaboration des trames documents administratifs des services éducatifs
Aide à mise à jour des dossiers sil'ao
* Tâches administratives complémentaires
Diffusion des notes d'information et de service
Mise à jour et diffusion du tableau des astreintes et gardes
Autres activités annexes :
Participation au comité des fêtes et aide administrative à l'organisation des évènements
Participation à la vie institutionnelle et du service
Contribution à l'élaboration et la mise en œuvre du projet du service et du projet d'établissement
Participation aux réunions de l'équipe administrative.
Compétences du poste indispensables :
Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone.
Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Faire preuve de réactivité, adapter son comportement à des situations évolutives
Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautiques (sil'ao, word, excel, .)
CDD de 1 AN renouvelable.
