Standardiste

Etablissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC) l'AURA Poitou-Charentes assure la prise en charge de 300 patients sur les départements de la Vienne, des Deux-Sèvres et de la Charente dans six structures d'Unités de Dialyse Médicalisées / Autodialyse ainsi qu'au domicile des patients, grâce à ses 150 collaborateurs.
Dans le cadre d'un CDD de 9 mois à compter du 10/07/2024, 35h, nous recherchons notre futur :

Secrétaire / Standardiste (H/F)

Description du poste :
Le/la secrétaire standardiste devra gérer les appels téléphoniques, les courriers et les mails entrants et sortants l'orientation et l'accueil des personnes. Vous aurez également en charges divers travaux administratifs.
2 après-midi par semaine, vous viendrez en renfort du service RH sur des missions administratives.
Vos missions seront les suivantes :
Standard :
- Réceptionner et identifier les appels : analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent ;
- Mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent .) ;
- Traiter les demandes de renseignement téléphonique ;
Secrétariat :
- Traiter le courrier entrant et sortant en respectant la procédure de traçabilité,
- Mise en forme et frappe de courriers ;
- Éditer, relier des documents et des dossiers ;
- Saisir les demandes d'interventions sur le logiciel GMAO en lien avec le service technique ;
- Gérer les fournitures de bureau : prise en compte des besoins, recherche de références et de tarifs (sur catalogues, Internet, par téléphone...), rangement, suivi des stocks, inventaire... ;
- Dispatcher les commandes à destination des unités ;
- Effectuer le suivi des tableaux de commandes administratives et convivialités ;
- Réceptionner et analyser les devis et bons de commandes, mis en signatures auprès de la Direction ;
- Enregistrer les devis et bons de commandes dans un tableau de suivi, scan et classement (papier et dématérialisés) ;
- Créer et suivre les retours des badges d'accès à la structure, en lien avec le service RH et le service technique ;
- Être en soutien dans les tâches administratives et de secrétariat auprès des différents services ;
- Classement et archivage ;
- Prospecter, demander des devis et réservation de salle extérieure ;
- Préparer les salles du siège lors d'évènements (réunions, formations, CA, AG .).
- Réaliser la commande de collation et plateaux repas et/ou effectuer les réservations de repas en extérieur ;
- Réaliser la réservation de transport et/ou hôtel lors des séminaires ou formations ;
- Gérer les plannings des réservations des véhicules de services ;
- Réaliser les demandes de devis lors de réparations des véhicules, à la demande de la secrétaire Général de Direction, faire valider le devis auprès de la Direction, transmettre le devis validé au garage,
- Organiser les rendez-vous de réparation, en collaboration avec le service technique ou les unités du 86,79 et 16 ;

Missions RH :
- Préparation de dossiers administratifs
- Diffusions d'offres d'emploi
- Répartitions des CV auprès des Cadres
- Classements
Savoirs :
- Fonction accueil
- Fonction téléphonique
- Fonction secrétariat
Savoirs faire :
- Réaliser un accueil téléphonique et physique
- Repérer rapidement les interlocuteurs demandés lors d'un appel
- Orienter rapidement l'interlocuteur vers le bon secteur et le bon poste
- Maitriser les outils informatiques
Savoirs être :
- Excellent relationnel, sens de l'écoute et du dialogue
- Respect des règles de confidentialités
- Discrétion
- Autonomie

Diplôme requis CAP - BEP Agent administratif - Bac pro secrétariat
Rémunération : selon CCN 51 FEHAP entre 2004 € et 2181 € selon ancienneté
Avantages : Prime annuelle, Tickets restaurant, mutuelle, prévoyance, chèque vacances, CSE ...