informations générales
Pamiers
RESPONSABILITÉS :
Horaires : poste temps plein, 35h par semaine, amplitude horaire de 8H à 18H en collaboration avec les autres secrétaires
Lieu d'affectation : Institut de Formation aux Métiers de la Santé (IFMS) de Pamiers
Descriptif, environnement, place dans l'organisation :
Proche collaborateur de la Direction, la secrétaire assure :
L'accueil
-Accueil téléphonique et physique des usagers
-Accueil et information des apprenants, des intervenants et des visiteurs.
-Réception et traitement des appels et messages téléphoniques
La communication
-Gestion du site internet
-Participation à la communication avec les partenaires externes (création de supports.)
La gestion administrative des activités de formation
-Gestion administrative des dossiers des apprenants au niveau des différentes filières de formations
-Gestion des procédures administratives en lien avec les dispositifs de sélection, de formation et de suivi post diplôme
-Gestion administrative des stages (planification, indemnités, suivi)
-Gestion des bases de données et des mouvements des stagiaires
-Gestion des archives
La participation à la gestion budgétaire des instituts
-Suivi du budget des instituts et de la taxe d'apprentissage
-Suivi des prises en charge financières des apprenants et des bourses d'études
-Gestion de la traçabilité liée aux paiements des intervenants
-Gestion de la traçabilité liée aux frais de déplacement des étudiants, des intervenants et des agents
-Envoi des documents de traçabilité au CHIVA
La participation à la gestion des apprenants
-Gestion des accidents de travail
-Gestion administrative des attestations de présence
La participation à la démarche qualité des Instituts de Formation
-Participation au projet qualité
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme(s) requis
Bac professionnel ou technique filière secrétariat ou BTS filière gestion administration
Savoir être :
- Rigueur, méthode et organisation (gestion des priorités)
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
- Esprit d'initiative, d'adaptation, de créativité, d'autonomie
- Facilité et clarté d'expression
- Maitrise de soi
- Ponctualité
- Tenue générale soignée
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireHoraires : poste temps plein, 35h par semaine, amplitude horaire de 8H à 18H en collaboration avec les autres secrétaires
Lieu d'affectation : Institut de Formation aux Métiers de la Santé (IFMS) de Pamiers
Descriptif, environnement, place dans l'organisation :
Proche collaborateur de la Direction, la secrétaire assure :
L'accueil
-Accueil téléphonique et physique des usagers
-Accueil et information des apprenants, des intervenants et des visiteurs.
-Réception et traitement des appels et messages téléphoniques
La communication
-Gestion du site internet
-Participation à la communication avec les partenaires externes (création de supports.)
La gestion administrative des activités de formation
-Gestion administrative des dossiers des apprenants au niveau des différentes filières de formations
-Gestion des procédures administratives en lien avec les dispositifs de sélection, de formation et de suivi post diplôme
-Gestion administrative des stages (planification, indemnités, suivi)
-Gestion des bases de données et des mouvements des stagiaires
-Gestion des archives
La participation à la gestion budgétaire des instituts
-Suivi du budget des instituts et de la taxe d'apprentissage
-Suivi des prises en charge financières des apprenants et des bourses d'études
-Gestion de la traçabilité liée aux paiements des intervenants
-Gestion de la traçabilité liée aux frais de déplacement des étudiants, des intervenants et des agents
-Envoi des documents de traçabilité au CHIVA
La participation à la gestion des apprenants
-Gestion des accidents de travail
-Gestion administrative des attestations de présence
La participation à la démarche qualité des Instituts de Formation
-Participation au projet qualité
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme(s) requis
Bac professionnel ou technique filière secrétariat ou BTS filière gestion administration
Savoir être :
- Rigueur, méthode et organisation (gestion des priorités)
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
- Esprit d'initiative, d'adaptation, de créativité, d'autonomie
- Facilité et clarté d'expression
- Maitrise de soi
- Ponctualité
- Tenue générale soignée
