Secrétaire

Sous la responsabilité de la Directrice d'unité de gestion :

L'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour mission d'accueillir le public et de participer à l'administration et à la gestion de la structure.

- Sous l'autorité du gestionnaire, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives.)

- Sous la responsabilité du régisseur, encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF,

- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, veiller à l'occupation optimum des résidences,

- Assurer l'accueil physique et téléphonique,

- Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,

- Participer à la sécurité des personnels et des biens,

- Assurer la vente de prestations de services divers,

- Vérifier les factures (conformité avec les bons de livraisons)

- Gérer les situations d'urgence, relaie l'information à la direction de l'UG

- Participer aux tâches de gestion (saisie Orion, saisie Atlas)

- Tenir la planification des studios

- Enregistrement et traitement des impayés via le Garant Visale ou Garantme

- Création et participation au suivi des dossiers administratifs dématérialisés des résidents et tient à jour le logiciel Heberg


Savoir-faire et connaissances :

- Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique.),

- Maîtrise de l'expression écrite et orale,

- Connaissance souhaitée d'une deuxième langue,

- Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax.),

- Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité, implantation du matériel de sécurité)

- Connaissance des problèmes du milieu étudiant,

- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.

- Connaissance des techniques d'accueil et de communication,