informations générales
Bastide-des-Jourdans
Missions principales :
1. Accueil du public et gestion des appels téléphoniques :
- Accueillir et orienter les visiteurs (physiquement et par téléphone).
- Fournir des informations sur les services, les démarches administratives et les événements.
- Assurer la gestion des demandes et requêtes courantes, en lien avec les différents services.
2. Gestion des rendez-vous :
- Planifier et organiser les rendez-vous de la direction, partenaires ou autres représentants.
- Assurer le suivi de l'agenda du dirigeant en coordination avec la Secrétaire Générale.
3. Secrétariat :
- Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (courriers, documents légaux, rapports, etc.).
- Gérer l'archivage physique et numérique des documents officiels et administratifs.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, distribution, envoi).
4. Communication :
- Mettre à jour et gérer le site internet, en collaboration avec les services concernés.
5. Gestion des salles et du matériel :
- Gérer les demandes de réservation des salles.
- Assurer le suivi des réservations, en vérifiant la disponibilité des salles, les équipements nécessaires, et en coordonnant avec les services techniques pour la préparation des espaces.
- Veiller au bon état de fonctionnement des équipements et à la propreté des salles avant et après les événements.
- Fournir des informations et des conseils sur les conditions d'utilisation des salles.
6. Gestion des associations :
- Assurer la gestion administrative des associations locales (inscriptions, subventions, suivi des activités).
- Organiser les réunions et événements en lien avec les associations.
- Assurer la communication avec les responsables d'associations pour les demandes et besoins.
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de
communication digitale (gestion de site internet, réseaux sociaux).
- Compétences rédactionnelles
- Connaissance de la gestion de la communication
- Connaissance des procédures administratives
- Notions de gestion des salles et d'administration des associations sont un plus
Autres aptitudes : discrétion, réactivité, facultés d'adaptation, bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles
Langue : Maîtrise du Français à l'oral et à l'écrit.
Date limite de candidature : 30 avril 2025
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- Accueillir et orienter les visiteurs (physiquement et par téléphone).
- Fournir des informations sur les services, les démarches administratives et les événements.
- Assurer la gestion des demandes et requêtes courantes, en lien avec les différents services.
2. Gestion des rendez-vous :
- Planifier et organiser les rendez-vous de la direction, partenaires ou autres représentants.
- Assurer le suivi de l'agenda du dirigeant en coordination avec la Secrétaire Générale.
3. Secrétariat :
- Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (courriers, documents légaux, rapports, etc.).
- Gérer l'archivage physique et numérique des documents officiels et administratifs.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, distribution, envoi).
4. Communication :
- Mettre à jour et gérer le site internet, en collaboration avec les services concernés.
5. Gestion des salles et du matériel :
- Gérer les demandes de réservation des salles.
- Assurer le suivi des réservations, en vérifiant la disponibilité des salles, les équipements nécessaires, et en coordonnant avec les services techniques pour la préparation des espaces.
- Veiller au bon état de fonctionnement des équipements et à la propreté des salles avant et après les événements.
- Fournir des informations et des conseils sur les conditions d'utilisation des salles.
6. Gestion des associations :
- Assurer la gestion administrative des associations locales (inscriptions, subventions, suivi des activités).
- Organiser les réunions et événements en lien avec les associations.
- Assurer la communication avec les responsables d'associations pour les demandes et besoins.
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de
communication digitale (gestion de site internet, réseaux sociaux).
- Compétences rédactionnelles
- Connaissance de la gestion de la communication
- Connaissance des procédures administratives
- Notions de gestion des salles et d'administration des associations sont un plus
Autres aptitudes : discrétion, réactivité, facultés d'adaptation, bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles
Langue : Maîtrise du Français à l'oral et à l'écrit.
Date limite de candidature : 30 avril 2025
