informations générales
Grenoble
Rattaché.e à la responsable du Secrétariat de direction, vous contribuez aux enjeux de réactivité et de continuité de service en assurant et en développant les missions de secrétaire-assistante (agenda, accueil, courrier, logistique, etc.).
Au sein de l'équipe du « pool » de secrétaires-assistantes, vous assurez l'assistanat auprès du Président, du Directeur Général et des Directeurs de Pôle dans l'exercice de leurs fonctions et assurez l'interface avec les parties prenantes (services internes, administrateurs, collectivités, associations de locataires, prestataires, etc.)
MISSIONS PRINCIPALES:
- Assurer l'accueil téléphonique du standard d'Actis
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Traiter et rédiger des courriers et mails de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Traiter et diffuser les informations relatives à la Présidence, à la Direction générale et aux Directeurs de Pôle
- Gérer l'agenda de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Assurer la planification, préparation, tenue des instances, commissions, réunions internes et rédaction des comptes rendus
- Organiser les réunions, événements ponctuels, déplacements de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Gérer les stocks de fournitures des Pôles
- Traiter les dossiers spécifiques de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bonnes capacités rédactionnelles : maîtrise parfaite de la grammaire, l'orthographe et t de la syntaxe
- Polyvalence, disponibilité
- Gestion des priorités et des urgences,
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Esprit d'équipe
- Qualités relationnelles
PROFIL
- Bac + 2 en secrétariat/assistanat de direction
- Expérience minimum de 3 ans sur un poste similaire
- Une bonne connaissance de l'environnement « collectivités locales » sera appréciée.
- Maîtrise indispensable du pack office (Word - Excel - Ppt)
ACTIS étudie, à compétences égales, toutes candidatures dans le respect de son engagement pour la non-discrimination et l'égalité de traitement et dans le cadre de la « Charte de la Diversité » qu'il a signée.
CONDITION DE TRAVAIL
- CDD de 4 mois (surcroît d'activité) - à pourvoir à compter du 2 septembre 2024
- Temps partiel de 20h avec aménagement possible du temps de travail suivant contraintes du candidat et d'Actis
- Rémunération entre 1073 € et 1188 € bruts mensuels selon profil et expérience, intéressement titres restaurant, mutuelle, prévoyance, aide au transport et à la mobilité douce.
- Indemnité de fin de mission 10% et Indemnité compensatrice de congés payés 10% liées au CDD
Pour postuler
Envoyer CV + Lettre de motivation
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de l'équipe du « pool » de secrétaires-assistantes, vous assurez l'assistanat auprès du Président, du Directeur Général et des Directeurs de Pôle dans l'exercice de leurs fonctions et assurez l'interface avec les parties prenantes (services internes, administrateurs, collectivités, associations de locataires, prestataires, etc.)
MISSIONS PRINCIPALES:
- Assurer l'accueil téléphonique du standard d'Actis
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Traiter et rédiger des courriers et mails de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Traiter et diffuser les informations relatives à la Présidence, à la Direction générale et aux Directeurs de Pôle
- Gérer l'agenda de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Assurer la planification, préparation, tenue des instances, commissions, réunions internes et rédaction des comptes rendus
- Organiser les réunions, événements ponctuels, déplacements de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
- Gérer les stocks de fournitures des Pôles
- Traiter les dossiers spécifiques de la Présidence, de la Direction générale et des Directeurs de Pôle
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bonnes capacités rédactionnelles : maîtrise parfaite de la grammaire, l'orthographe et t de la syntaxe
- Polyvalence, disponibilité
- Gestion des priorités et des urgences,
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Esprit d'équipe
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PROFIL
- Bac + 2 en secrétariat/assistanat de direction
- Expérience minimum de 3 ans sur un poste similaire
- Une bonne connaissance de l'environnement « collectivités locales » sera appréciée.
- Maîtrise indispensable du pack office (Word - Excel - Ppt)
ACTIS étudie, à compétences égales, toutes candidatures dans le respect de son engagement pour la non-discrimination et l'égalité de traitement et dans le cadre de la « Charte de la Diversité » qu'il a signée.
CONDITION DE TRAVAIL
- CDD de 4 mois (surcroît d'activité) - à pourvoir à compter du 2 septembre 2024
- Temps partiel de 20h avec aménagement possible du temps de travail suivant contraintes du candidat et d'Actis
- Rémunération entre 1073 € et 1188 € bruts mensuels selon profil et expérience, intéressement titres restaurant, mutuelle, prévoyance, aide au transport et à la mobilité douce.
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