informations générales
Bouches-du-Rhône
MISSION PRINCIPALE
Le Secrétaire (h/f) assiste la Direction sous la responsabilité de l'Assistante de Direction afin de contribuer à la bonne organisation administrative de l'entreprise. Il facilite la transmission des informations, assure un soutien logistique et participe à la gestion des tâches administratives courantes.
ACTIVITES DU POSTE
Sous la responsabilité de l'Assistante de Direction, le Secrétaire assure un appui administratif quotidien à la Direction. Il participe à la gestion de l'agenda, à la communication interne et externe, ainsi qu'à la coordination logistique des activités de l'entreprise.
TACHES
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer l'agenda de la Direction et organiser les rendez-vous
- Préparer et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire
- Organiser les déplacements professionnels et les réunions
- Participer à la rédaction de comptes rendus
- Suivre les commandes de fournitures et le lien avec les prestataires
- Assurer la circulation des informations entre la Direction et les services
- Appuyer ponctuellement l'Assistante de Direction dans certaines tâches spécifiques
- Gérer la flotte de véhicules de société : suivi des contrats, entretiens, assurances
- Prendre en charge l'organisation des repas de la Direction (commandes)
- Suivi de la validité des documents officiels des Dirigeants (CNI, Passeports, Diplômes) et constitutions du dossier de renouvellement
- Mettre à jour et gérer les badges d'accès et le livret d'accueil
- Effectuer les états des lieux des appartements et gérer les vestiaires.
COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
- Bonne expression écrite et orale en français. L'anglais est un plus.
- Connaissance des techniques de secrétariat et d'organisation administrative.
- Rigueur, fiabilité, sens de la confidentialité.
- Organisation, gestion des priorités et autonomie.
- Capacité d'adaptation, discrétion et diplomatie.
- Bon relationnel, esprit d'équipe, sens du service
SPECIFICITES ET CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE
- Expérience exigée de minimum 2 ans sur un poste similaire.
- Une expérience en environnement PME ou dans un secteur technique est appréciée.
- Contrat : CDD (immédiat - septembre)
- Durée hebdomadaire : 35 heures
- Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00
- Lieu : JJGK AERO, Istres
- Disponibilité ponctuelle en cas de pics d'activité.
- Le début de la journée de travail s'entend au poste de travail.
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ACTIVITES DU POSTE
Sous la responsabilité de l'Assistante de Direction, le Secrétaire assure un appui administratif quotidien à la Direction. Il participe à la gestion de l'agenda, à la communication interne et externe, ainsi qu'à la coordination logistique des activités de l'entreprise.
TACHES
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer l'agenda de la Direction et organiser les rendez-vous
- Préparer et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire
- Organiser les déplacements professionnels et les réunions
- Participer à la rédaction de comptes rendus
- Suivre les commandes de fournitures et le lien avec les prestataires
- Assurer la circulation des informations entre la Direction et les services
- Appuyer ponctuellement l'Assistante de Direction dans certaines tâches spécifiques
- Gérer la flotte de véhicules de société : suivi des contrats, entretiens, assurances
- Prendre en charge l'organisation des repas de la Direction (commandes)
- Suivi de la validité des documents officiels des Dirigeants (CNI, Passeports, Diplômes) et constitutions du dossier de renouvellement
- Mettre à jour et gérer les badges d'accès et le livret d'accueil
- Effectuer les états des lieux des appartements et gérer les vestiaires.
COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
- Bonne expression écrite et orale en français. L'anglais est un plus.
- Connaissance des techniques de secrétariat et d'organisation administrative.
- Rigueur, fiabilité, sens de la confidentialité.
- Organisation, gestion des priorités et autonomie.
- Capacité d'adaptation, discrétion et diplomatie.
- Bon relationnel, esprit d'équipe, sens du service
SPECIFICITES ET CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE
- Expérience exigée de minimum 2 ans sur un poste similaire.
- Une expérience en environnement PME ou dans un secteur technique est appréciée.
- Contrat : CDD (immédiat - septembre)
- Durée hebdomadaire : 35 heures
- Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00
- Lieu : JJGK AERO, Istres
- Disponibilité ponctuelle en cas de pics d'activité.
- Le début de la journée de travail s'entend au poste de travail.
