informations générales
Soissons
L'agent d'accueil (H/F) du SAAD de association Aid'Aisne accueille physiquement et par téléphone les bénéficiaires du service, leurs familles, ainsi que les intervenants à domicile. Polyvalent, il assure la gestion du standard, la gestion administrative quotidienne, ainsi que des missions transversales variées, en lien direct avec les responsables du site de Soissons.
-Relations internes : Relation hiérarchique directe avec les responsables du SAAD. Collaboration permanente avec l'ensemble des fonctions ressources du site de Soissons. Collaboration régulière avec les intervenants à domicile.
-Relations externes : Contacts quotidiens physiques et téléphoniques avec le public, les bénéficiaires et leurs familles. Contacts réguliers avec l'ensemble des partenaires.
MISSIONS
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile
-Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables.
-Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées ou en situation de handicap, de leurs familles et des partenaires.
-Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires.
-Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier.
2. Assurer la gestion administrative du guichet.
-Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation.
-Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables.
-Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers.
-Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques.
-Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes de renseignements.
-Assurer le remplacement du binôme au sein du pôle accueil.
-Tenir certains indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité (ex : gestion de la flotte des véhicules de service).
-Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents
3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services
-Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs.
-Assurer la réception des appels téléphoniques « directs » en cas d'absence d'un responsable.
-Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings.
-Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier.
-Suivre les stocks et gérer les commandes (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins.), en lien avec les responsables de service.
-Approvisionner les intervenants à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles.
-Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien avec les différents prestataires.
-Réserver des salles de réunion, véhicules de service.
-Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets.
-Participer à la gestion des statistiques des services.
-Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service
PROFIL
-Requis : Baccalauréat ou équivalent et permis B en cours de validité -1ère expérience réussie sur poste similaire - Expérience en secrétariat médical souhaité.
SAVOIRS ETRE
-Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie
-Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel
-Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel)
-Faire preuve d'organisation et d'autonomie
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire-Relations internes : Relation hiérarchique directe avec les responsables du SAAD. Collaboration permanente avec l'ensemble des fonctions ressources du site de Soissons. Collaboration régulière avec les intervenants à domicile.
-Relations externes : Contacts quotidiens physiques et téléphoniques avec le public, les bénéficiaires et leurs familles. Contacts réguliers avec l'ensemble des partenaires.
MISSIONS
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile
-Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables.
-Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées ou en situation de handicap, de leurs familles et des partenaires.
-Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires.
-Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier.
2. Assurer la gestion administrative du guichet.
-Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation.
-Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables.
-Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers.
-Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques.
-Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes de renseignements.
-Assurer le remplacement du binôme au sein du pôle accueil.
-Tenir certains indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité (ex : gestion de la flotte des véhicules de service).
-Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents
3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services
-Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs.
-Assurer la réception des appels téléphoniques « directs » en cas d'absence d'un responsable.
-Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings.
-Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier.
-Suivre les stocks et gérer les commandes (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins.), en lien avec les responsables de service.
-Approvisionner les intervenants à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles.
-Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien avec les différents prestataires.
-Réserver des salles de réunion, véhicules de service.
-Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets.
-Participer à la gestion des statistiques des services.
-Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service
PROFIL
-Requis : Baccalauréat ou équivalent et permis B en cours de validité -1ère expérience réussie sur poste similaire - Expérience en secrétariat médical souhaité.
SAVOIRS ETRE
-Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie
-Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel
-Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel)
-Faire preuve d'organisation et d'autonomie
