Secrétaire

En collaboration avec l'équipe de Direction, l'équipe administrative et l'équipe pédagogique, nous recherchons un/une secrétaire , de préférence avec une expérience, qui est basé principalement sur Châlons-en-Champagne avec des déplacements ponctuels sur le département. Vous êtes respectueux(se) de la confidentialité et avez une aisance relationnelle.

Vous devez être éligible au contrat emploi compétence (PEC) et vous en assurer auprès de votre conseiller(ere) France Travail.

Vos missions
Vous accueillez le public, le renseignez en collaboration avec l'équipe pédagogique et maintenez une relation de confiance et de suivi avec le stagiaire /bénéficiaire
Vous constituez les dossiers administratifs, s'assurez de collecter les pièces requises et gérez l'indemnisation des stagiaires s'il y a lieu
Vous saisissez les informations nécessaires au centre à l'aide de l'outil informatique sur les différents extranets selon les financeurs, les classez et les archivez : émargements, statistiques, facturation
Vous complétez les informations nécessaires concernant les stagiaires sur un outil de reporting Excel
Vous recevez, transmettez, filtrez les communications téléphoniques et assurez le premier niveau de contact entre les services internes et externes
Vous rédigez et présentez les documents : courriers, rapports pour les différentes actions de formation / prestations et autres
Vous triez, dépouillez, classez des documents, transmettez le courrier, e-mail
Vous vous assurez que les messages ont été reçus et traités
Vous facturez, assurez le suivi des factures et relancez si besoin
Vous communique les factures à la comptable, au fil de l'eau
Vous tenez à jour un système d'archivage
Vous participez au suivi et à l'optimisation des indicateurs qualité notamment en lien avec la certification QUALIOPI


Compétences :
o S'adapter à des tâches diverses
o Maitriser l'outil informatique / maîtriser les outils bureautiques et gérer sa messagerie
o Gérer les dossiers de manière individualisée
o Respecter les échéances
o Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques
o Etre autonome et prendre des initiatives
o S'adapter à différents partenaires
o Se tenir informé de l'évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine
o Hiérarchiser l'urgence de la demande
o Connaître l'environnement socio-économique du centre de formation et son fonctionnement, les pratiques professionnelles du marché et leurs évolutions
o Respecter la confidentialité des informations traitées

Savoir-être et soft-skills
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation
- Travail en autonomie et en équipe
- Sens relationnel
- Esprit de synthèse et réactivité
- Respect de la hiérarchie
- Polyvalence sur la gestion des différentes actions de formation