Secrétaire

Sous la responsabilité du DSO, les missions sont les suivantes :

- Est en charge de la réception, de l'ouverture et de la distribution du courrier au bon interlocuteur.
- Réceptionne et oriente les appels téléphoniques.
- Organise les éventuels déplacements professionnels des équipes.
- Gère les commandes qui lui sont confiées.
- Réceptionne les notes de frais et les transmet au DSO pour validation et mise en règlement.
- Fait établir des devis par les fournisseurs, les fait valider et suit la facturation.
- Gère la mise en paiement des factures et des tiers via l'outil informatique.
- Réceptionne les factures uniques et gère l'éclatement dans les différentes agences.
- Effectue le suivi des virements.
- Effectue les rapprochements bancaires.
- Réceptionne et classe les avis d'encaissements.
- Gère les commandes de chéquiers.
- Suivi des sinistres.
- Prépare les demandes d'autorisation d'investissement et les transmet pour validation

Collecte auprès des agences les différentes données nécessaires à la réalisation des reporting.
- Edite régulièrement les données relatives à l'activité pour le secteur, la marque et les agences.
- Gère le suivi des habilitations (date de renouvellement, constitution du dossier, déclaration, .).

- Constitue le dossier administratif lors d'une embauche et veille à rassembler tous les documents
nécessaires.
- Prépare le contrat de travail à partir de la matrice mise à sa disposition.
- Saisie la déclaration unique d'embauche (DUE).
- Envoie le dossier complet au service paie.
- Programme la visite médicale et joint l'avis au dossier.
- Gère le suivi des renouvellements des périodes d'essai et rédige le courrier à l'attention du
collaborateur en fonction de la trame existante.
- Effectue le suivi des absences et réalise la saisie des éléments dans les outils informatiques.
- Edite les bulletins récapitulatifs individuels.
- Réceptionne et répartit les bulletins de paie et tickets restaurants en vue de leur distribution.
- Réalise les démarches administratives nécessaires lors d'une fin de contrat.
- Rédige les différents courriers à destination des collaborateurs.
- Suit et gère les inscriptions des collaborateurs aux formations.