Secrétaire

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université
Sous la direction de la responsable administrative de la licence Droit Economie Gestion (DEG), le/la gestionnaire de scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité pour les 3 niveaux du portail des licences Droit Economie Gestion et AES. Plus précisément, le/la gestionnaire de scolarité intervient sur les activités suivantes :

ACTIVITES ESSENTIELLES :
Inscriptions administratives :
- Informer, renseigner et orienter les usagers
- Gérer les inscriptions et les réinscriptions administratives (inscriptions papier pour les étudiants internationaux, laisser-passer, inscriptions des étudiants CPGE, arrivées tardives)
- Traiter, gérer et suivre les demandes de transferts
- Traiter, gérer et suivre les demandes de remboursements et les demandes d'exonération
- Editer et participer à la distribution des cartes d'étudiants
Gestion des candidatures :
- Traiter et gérer les demandes d'admissions (dossiers de candidatures) via les plateformes de recrutement (e candidat et Etudes en France) dans le respect des délais et conformément au cadre réglementaire
- Traiter et gérer les demandes d'admission préalable en lien avec la direction de la formation
- Traiter les demandes de recours en lien avec la direction de la formation
Suivi des demandes de réorientation :
- Traiter et suivre les demandes de réorientation
- Mettre à disposition des scolarités le tableau de suivi
Edition des diplômes et duplicatas :
- Editer et remettre les diplômes de licence
- Traiter les demandes d'envoi de diplômes par correspondance
- Répondre aux demandes de duplicata de diplôme
Gestion des demandes d'attestation :
- Traiter les demandes d'attestation des usagers (attestation de pré-inscription, d'assiduité, d'arrivées tardives, etc.)
Gestion des stages :
- Intervenir en soutien sur la gestion des stages

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur
- Connaissance du système français et européen de la formation supérieure
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l'organisation générale et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de l'établissement et de ses composantes
- Connaissance de la réglementation relative à la scolarité
Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les logiciels de traitements de texte et tableur (Excel) indispensable
- Utiliser le logiciel spécifique à la gestion de la scolarité (Apogee)
- Communiquer avec les techniques orale et écrite
- Gérer et respecter la confidentialité des informations et des données
- Savoir respecter les priorités et les échéances
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Sens relationnel
- Autonomie
- Capacité d'adaptation

SPECIFICITES DU POSTE :
- Ponctuellement nécessité d'une grande capacité de travail dans des délais très courts
- Rémunération : base INM 366 soit 1 801.74 € brut mensuels
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires
- Participation aux frais de transports en commun