Secrétaire

Dans le cadre d'un remplacement temporaire, le poste de secrétaire assistant du site de Strasbourg est à pourvoir.

Missions :

Sous l'autorité de la Secrétaire générale, dans le cadre des missions de l'ATIP :
- Il/Elle apporte une assistance solide et permanente à l'équipe de Strasbourg en matière d'organisation professionnelle
- Il/Elle accompagne sa responsable et la directrice dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels
- Il/Elle assure l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve
- Il/Elle est le relais logistique pour toute question d'organisation du site de Vauban
- Il/Elle est membre du réseau des assistants de l'ATIP et participe aux intérims et solidarités mis en œuvre.
Missions / conditions d'exercice :Activités principales
Tâches de secrétariat
- Il/Elle gère et organise l'agenda de la Directrice ainsi que ses déplacements en tenant compte de l'ensemble de ses contraintes et obligations. Il/Elle organise ses réunions et assure son accueil téléphonique
- Il/Elle assure la gestion de l'agenda général en lien avec tous les services de l'ATIP
- Il/Elle participe aux activités du secrétariat général : instruction administrative simple, élaboration de formulaires, organisation d'instances, préparation de salles, diffusion d'informations aux agents
- Il/Elle gère le courrier (ventilation, enregistrement, suivi des délais de réponse et des échéances, classement) pour le site de Vauban, et veille à la fluidité des circuits de signatures
- Il/Elle réalise et met en forme des travaux de bureautique : publipostages, comptes-rendus de réunions, courriers, rapports....
- Il/Elle assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations, prestations...)
- Il/Elle organise et planifie des réunions et la tenue des instances, en lien avec les services concernés
- Il/Elle participe à la vie collective du site de Vauban et y apporte sa contribution au quotidien.

Accueil

- Il/Elle assure l'accueil téléphonique et physique du site de Vauban
- Il/Elle filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir.


SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Permis obligatoire(s) : Permis B
- Poste : À temps complet
- Déplacements : Ponctuels
- Résidence administrative : Strasbourg