Secrétaire

Missions

La fonction « secrétariat » assure de façon permanente et sédentaire une activité de support pour l'organisation en termes d'accueil, de logistique, de communication, d'organisation matérielle de l'activité administrative et/ou technique, tout en étant garante du respect des procédures administratives de l'organisation et des normes en vigueur... La fonction « secrétariat » peut se spécialiser sur une compétence administrative particulière (dossiers liés à la formation professionnelles, aux appels d'offres .)

Activités principales

Opérationnelle
- Tenir l'agenda des délégués (Marseille & Vdr),
- Organiser et planifier les réunions pour les délégués,
- Communiquer et assurer les relations avec les correspondants internes et externes, partenaires, organismes professionnels
- Organiser les manifestation et/ou rencontres pour les délégués.
- Réaliser le traitement administratifs de dossiers (courriers, mise en forme de documents,.)
- Assurer la conformité des documents établis (courriers, note de services,.),
- Archiver les dossiers conformément au plan de classement de sa structure,
- Organiser des réceptions, des rencontres, des évenements pour les délégués

Prospection et Développement
- Tenir les fichiers développements
- Prise de rdv phoning.
- Envoi de courriers, plaquettes, flyers.
- Démarchage ..

Interlocuteurs
Tout collaborateur de la structure
Partenaires locaux (associations, collectivités locales et territoriales, institutions,.)

Niveau de qualification ou diplôme
BTS, DUT en fonction des missions exercées