Secrétaire

1. Définition de la fonction :
Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches de coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités et d'accueil téléphonique.

Compétences requises :

Savoir et savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel.)
- Maîtrise des outils collaboratifs (Office365.)
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Capacité de gestion administrative, logistique
- Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques
- Accueil téléphonique (appels entrants et sortants) et gestion des inscriptions

Savoir être :
- Réactivité
- Polyvalence
- Discrétion
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Aisance relationnelle
- Adaptabilité

Contraintes particulières :
Disponibilité

2. Activités :
- Actions dominantes : assurer la logistique des actions
- Concernant la programmation des ateliers en présentiel et en distanciel
- Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique, de l'information et la mobilisation/promotion du dispositif (appels entrants et sortants)
- Vous préparez divers courriers et/ou emailing pour les relais locaux (mairies, associations, .) et pour les seniors bénéficiaires des actions
- Vous réalisez du publipostage ou de la gestion d'emailing
- Vous créez des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatique
- Vous gérez les impressions, et tirages de photocopies
- Vous élaborez les calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateurs
- Vous contactez :
- les partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.)
- les prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventions
- Vous faites de la saisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report)

Dans le cadre du lancement des ateliers et suivi des ateliers en cours
- Vous êtes en charge des appels entrants et sortants
- Vous préparez, les impressions et l'envoi des conventions d'interventions prestataires
- Vous transmettez les informations logistique ateliers aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs)
- Vous préparez les dossiers animateurs et coordonnateurs (documents, livrets pédagogiques.)
- Vous mettez à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatique
- Vous saisissez et faites des extractions de données : questionnaires d'évaluation, assiduité, etc.
- Vous contactez les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projets
- Vous traitez les dossiers retournés par les animateurs en fin de module
- Vous gérez les stocks de documents et supports pédagogiques, commandes

Actions secondaires :
- Vous êtes en charge de l'accueil/l'émargement et l'assistance aux coordonnateurs lors d'évènements de promotion du dispositif
- Vous participez aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquelles vous êtes mandaté
- Vous pourrez être sollicité(e) pour intervenir afin de présenter le programme aux participants et partenaires locaux.

3. Divers :
CDI - période d'essai 3 mois renouvelable 1 fois
CCN Mutualité - T1
Salaire : 24 600€ bruts annuels pour un ETP
Disponibilité du poste : mi-novembre
Déplacements ponctuels sur le département
Horaires fixes / temps complet par semaine
Poste basé sur l'antenne prévention de Besançon
Avantages collectifs / Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail selon charte