informations générales
Astaffort
L'association « L'Arche en Agenais» située à Astaffort dans le Lot et Garonne est affiliée à la fédération de L'Arche en France et accueille des personnes ayant un handicap mental. L'Arche en Agenais est un Foyer de Vie comportant quatre maisonnées accueillant 29 personnes ayant un handicap mental et un Centre d'Activité de Jour.
Nous recherchons un poste un.e secrétaire accueil à mi-temps, 17h30 par semaine (2 jours et 1 demi-journée: de préférence le mercredi toute la journée et absolument le vendredi matin, le dernier jour étant à décider ensemble).
Votre mission :
ASSURER LE SECRETARIAT ACCUEIL
Réalisations attendues :
- Accueil et orientation du public
- Réception et orientation des appels, messages et mails
- Classement et archivage de documents
- Tri, numérisation et distribution du courrier
- Accueil et suivi des travaux des artisans en cas d'absence du directeur ou du factotum
FAVORISER LA CIRCULATION DE L'INFORMATION
Réalisations attendues :
- Assurer les envois en nombre : petit journal, newsletter, convocations, CVS.
- Tenue et mise à jour du carnet d'adresses et coordonnées : familles, tuteurs, amis, donateurs, adhérents, partenaires,.
- Classement des PV du conseil d'administration, des feuilles d'émargement, préparation de l'assemblée générale, mise à jour du classeur des assemblées générales. Envoi à la préfecture des documents déclaratifs liés au renouvellement des membres du conseil d'administration.
- Frappe et diffusion des comptes rendus du CVS, CVS élargi, et toute autre réunion en cas de besoin.
ASSURER LE SUIVI DES DOSSIERS COURANTS
Réalisations attendues :
- Tenue des registres de sécurité : assurer la mise en œuvre des contrats. Préparation de la commission de sécurité. Suivi des travaux de sécurité en lien avec le factotum suite au diagnostic annuel et à la commission de sécurité.
Classement des rapports d'évacuation incendie réalisés à l'atelier et aux foyers. Suivi des formations incendie, des formations du fonctionnement des alarmes et du défibrillateur.
- Rédaction des projets de courrier
- Prendre le relais si nécessaire pour la facturation auprès des financeurs
- Assurer la commande de fourniture de bureau et d'hygiène
- Mise à jour régulière des annonces d'offre d'engagement en service civique sur le site de l'agence du service civique
- Réalisation des bulletins d'indemnité des volontaires associatifs
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireNous recherchons un poste un.e secrétaire accueil à mi-temps, 17h30 par semaine (2 jours et 1 demi-journée: de préférence le mercredi toute la journée et absolument le vendredi matin, le dernier jour étant à décider ensemble).
Votre mission :
ASSURER LE SECRETARIAT ACCUEIL
Réalisations attendues :
- Accueil et orientation du public
- Réception et orientation des appels, messages et mails
- Classement et archivage de documents
- Tri, numérisation et distribution du courrier
- Accueil et suivi des travaux des artisans en cas d'absence du directeur ou du factotum
FAVORISER LA CIRCULATION DE L'INFORMATION
Réalisations attendues :
- Assurer les envois en nombre : petit journal, newsletter, convocations, CVS.
- Tenue et mise à jour du carnet d'adresses et coordonnées : familles, tuteurs, amis, donateurs, adhérents, partenaires,.
- Classement des PV du conseil d'administration, des feuilles d'émargement, préparation de l'assemblée générale, mise à jour du classeur des assemblées générales. Envoi à la préfecture des documents déclaratifs liés au renouvellement des membres du conseil d'administration.
- Frappe et diffusion des comptes rendus du CVS, CVS élargi, et toute autre réunion en cas de besoin.
ASSURER LE SUIVI DES DOSSIERS COURANTS
Réalisations attendues :
- Tenue des registres de sécurité : assurer la mise en œuvre des contrats. Préparation de la commission de sécurité. Suivi des travaux de sécurité en lien avec le factotum suite au diagnostic annuel et à la commission de sécurité.
Classement des rapports d'évacuation incendie réalisés à l'atelier et aux foyers. Suivi des formations incendie, des formations du fonctionnement des alarmes et du défibrillateur.
- Rédaction des projets de courrier
- Prendre le relais si nécessaire pour la facturation auprès des financeurs
- Assurer la commande de fourniture de bureau et d'hygiène
- Mise à jour régulière des annonces d'offre d'engagement en service civique sur le site de l'agence du service civique
- Réalisation des bulletins d'indemnité des volontaires associatifs
