Secrétaire

Au sein de l'équipe Back Office Ventes Neuves, vous gérez les étapes depuis la commande jusqu'à son transfert pour planification, dans un objectif de satisfaction des clients, de respect des engagements, et de maîtrise des coûts.

En relation avec toutes les coordinatrices et coordinateur projets Ventes Neuves, vous êtes responsable de la bonne tenue des documents obligatoires et coordonner les informations provenant des usines.

Plus particulièrement vous :

- Créez le dossier client à l'entrée de commande (vérification des pièces, envoi des documents nécessaires à l'établissement des marchés de travaux, suivi de leur retour signés, tenue à jour des plateformes documentaires Clients)

- Suivez le dossier avec les commerciaux et conducteurs de travaux afin de s'assurer que la date prévisionnelle de réalisation soit toujours à jour dans l'outil CRM

- Gérez les documents obligatoires liés aux chantiers (demandes d'autorisations, d'accès au chantier, déclaration de sous-traitance, etc.)

- Créez et envoyez l'accusé de réception de commandes au client

- Vérifiez les ARC (accusé de réception de commandes) usines et fournisseurs, et rectifiez ou faites rectifier les erreurs, le cas échéant

- Traitez les délais de livraison, en informer les clients et l'équipe interne

- Assurez le transfert du dossier au service planification

- Assister la responsable back office dans le cadre du changement d'ERP , jour base de données, rédaction de procédure)