Secrétaire

APEI Centre Alsace, une association pour accueillir, accompagner et militer.
L'objectif de notre association à vocation territoriale est d'accueillir et d'accompagner des personnes en situation de handicap, quel que soit leur handicap ainsi que de promouvoir leur autonomie et leur citoyenneté. Membres, salariés ou bénévoles, nous militons pour la promotion de la personne en situation de handicap, son intégration sociale et le maintien du lien familial. Tout candidat doit adhérer à ces valeurs.

L'APEI Centre Alsace recrute à durée indéterminée un(e) secrétaire à mi-temps pour son FAS Le Castel situé à Châtenois.

Dans le cadre de ses fonctions propres, le/la secrétaire sera chargé(e) des missions suivantes :

- Accueillir, renseigner et orienter les usagers, leurs familles ou tout tiers se présentant au Service.
- Saisie informatique de tout document émanant de la Direction et des Services rattachés au site.
- Réceptionner le courrier et le traiter.
- Être responsable de la commande et de la gestion des stocks des fournitures bureau en lien avec le Siège APEI pour une commande centralisée.
- Être responsable du suivi des frais postaux dans la limite des budgets qui lui sont sous-délégués par le Chef de Service.
- Assurer la disponibilité des consommables dans les Services (papier copieur.)
- Établir un lien fonctionnel avec les autres sites, le siège et la comptabilité.
- Tenir à jour l'ensemble des classeurs (sécurité, démarche qualité.).
- Rendre compte régulièrement de son action et participer à l'élaboration du rapport d'activité.
- Gérer la préparation et la mise à disposition des documents officiels destinés aux nouveaux salariés ou usagers, actualiser régulièrement en lien avec le Chef de Service.
- Participer à l'organisation administrative des réunions par l'envoi des invitations, assurer la distribution des comptes rendus, participer à l'organisation des évènements propres au site de rattachement.
- Participer à l'évolution informatique à travers les réunions spécifiques et la formation. Le/la secrétaire met en œuvre, affiche, les notes de Service et les consignes émanant de la Direction de l'APEI Centre Alsace

Dans le respect des procédures internes définies dans le cadre de la démarche qualité, le/la secrétaire se doit également :
- D'assurer la tenue des dossiers usagers de son Site et le suivi des différentes prises en charge (MDPH, Département, CAF.).
- De mettre à jour, en collaboration avec le Directeur de Site et le Chef de Service, les listes d'attente.
- D'établir l'ensemble des factures découlant de l'accueil ou du suivi des personnes accueillies (prix de journées.).
- D'assurer la mise en page des projets personnalisés des personnes accueillies et le bon déroulement de leur transmission.
- De garder à jour les différents panneaux d'affichage du Site (Direction, CE, CHSCT.).
- De classer et archiver les documents périmés (comptes rendus.)
- D'assurer la tenue à jour des listes d'attente et gérer les dossiers administratifs des Usagers sortis du Service (archivage) en lien avec le Chef de Service et l'éducateur référent.

En collaboration avec les services comptables et ressources humaines :
- D'être en charge des déclarations d'embauche à l'URSSAF des nouveaux embauchés du site de rattachement et mise à jour le registre du personnel.
- D'assurer le suivi des visites des salariés à la Médecine du travail.
- D'établir et envoyer les déclarations d'accidents du travail avant de les transmettre à la comptabilité.