Secrétaire

Nous recherchons notre futur/future secrétaire pédagogique !
Au sein de l'IUT Nice-Côte d'Azur, vous travaillerez au secrétariat du département GEII (Génie Electrique et
Informatique Industrielle), sur le site de Fabron, en lien avec la responsable du secrétariat et le chef de
département en collaboration avec les enseignants/enseignantes titulaires et vacataires et les étudiants/étudiantes en formation traditionnelle et en apprentissage.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Activités administratives :
- Vous devrez réaliser la réception téléphonique et l'orientation des correspondants/correspondantes ;
- Vous serez en charge de l'accueil et de l'information des différents publics ; de la réception et du dispatching du courrier ; de la rédaction de courriers divers ; du - classement et de l'archivage

Gestion des activités pédagogiques :
- Vous réaliserez la transmission des informations officielles aux enseignants/enseignantes et aux étudiants/étudiantes par voie d'affichage et courrier électronique ;
- Vous serez en charge de réaliser des emplois du temps et de leurs changements sur ADE ;
- Vous gérerez des absences, élaborerez et collecterez des fiches de contrôle des présences ;
- Vous coordonnerez et organiserez des actions liées à la formation en apprentissage ;
- Vous organiserez des examens et des devoirs surveillés (réservations des salles, répartition des étudiants/étudiantes dans les salles, organisation des surveillances, préparation et récupération des copies d'examens, duplication, mise sous pli des sujets, organisation de l'aménagement des DS pour les bénéficiaires d'un arrêté de CAEH, organisation des épreuves de rattrapage)
- Vous préparerez des jurys, et distribuerez des relevés de notes individuels ;
- Vous établirez et contrôlerez des conventions de stage ;
- Vous participerez à l'enquête nationale sur le devenir des étudiants/étudiantes

Activités en relation avec les enseignants/enseignantes :
- Vous gérerez les dossiers des enseignants/enseignantes vacataires : remise des dossiers de vacation, collecte, vérification et transmission au service du personnel pour examen de leur recevabilité ;
- Vous serez en charge de l'établissement du décompte des heures des titulaires et vacataires et transmission au service du personnel pour mise en paiement ;
- Vous réaliserez des demandes de travaux de reprographie

Profil recherché :

Vous possédez :
- Une bonne maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook), des connaissances en techniques de gestion administrative et de secrétariat, en classement et archivage de dossiers (physiques et numériques), des connaissances en logiciels spécifiques (ADE, Intracursus) ce qui constituerait un plus
- Des compétences de communication orale et écrite ; des compétences organisationnelles
- Des connaissances de la réglementation applicable au domaine pédagogique et les procédures à suivre

Vous êtes en capacité :
- De faire preuve d'un bon relationnel
- D'élaborer et rédiger des documents de synthèse et des présentations structurées

Rémunération contractuels (hors variables) : A partir de 1 462,53 € nets mensuels (avant PAS), selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels