Secrétaire

CDD 15 JOURS MINIMUM POUR REMPLACEMENT

MISSION
Le/la secrétaire est une fonction importante de la Fondation. Il/elle a une mission d'accueil et participe à l'organisation et au fonctionnement de la Direction Générale et des établissements de la Fondation. Il/elle s'assure de créer de bonnes conditions d'accueil et de convivialité. En véritable interface, il/elle veille à la bonne circulation de l'information et gère les données entrantes et sortantes.
Le poste est partagé entre le secrétariat de la direction générale (70% du temps de travail) et le secrétariat de l'EHPAD de Missilien (30% du temps de travail).
A ce titre, il/elle assurera notamment :
Sur les 2 postes
- Les accueils téléphoniques et physiques
- La gestion, rédaction et mise en forme de courriers, notes, courriels, compte-rendu etc.
- Le rapprochement des bons de livraison aux factures et la saisie fournisseurs
- L'enregistrement et la distribution du courrier
Sur la Direction Générale
- La circulation de l'information par l'affichage
- Le dossier de presse quotidien de la Fondation
- La gestion des réservations (salle de réunion et véhicules, etc.)
- Le maintien aux meilleures conditions d'accueil dans les espaces ouverts aux visiteurs.
Sur l'EHPAD de Missilien
- La tenue de la caisse
- Les visites de l'établissement aux futurs résidents et leurs familles
- La prise de rendez-vous pour les résidents
- Les dossiers admissions, mises à jour des dossiers des résidents ainsi que de la liste d'attente

PROFIL
Formation/ Expérience : Formation Bac pro secrétariat
Compétences/Aptitudes liées au poste :
- Sens relationnel développé
- Maîtrise du pack office (Word et Excel, .)
- Sens de l'organisation
- Patience, écoute et bienveillance
- Capacité à travailler en équipe
Serait appréciée : la connaissance du secteur d'activité de la personne âgée