Secrétaire

Sauvegarde 13 est une association à but non lucratif, elle compte près de 1 000 salariés. Acteur reconnu dans la Protection de l'Enfant, le secteur Médico-Social et l'Accueil de la Petite Enfance, Sauvegarde 13 gère près de 35 Etablissements et Services sur le département des Bouches-du-Rhône. + d'Informations sur : www.sauvegarde13.org

Le dispositif Protection de l'enfant mène des missions de protection judiciaire, de prévention, de soutien à la parentalité et de médiation auprès de mineurs et jeunes majeurs. Il accompagne plus de 7300 jeunes et leurs familles chaque année sur le département des Bouches-du-Rhône, grâce à ses divers services : AEMO, investigation éducative, techniciens d'intervention sociale et familiales, espace de rencontre parents enfants (et visites médiatisées), médiation familiale et pénale à caractère familial. Le service d'investigation éducative s'intègre dans ce dispositif et met en œuvre des mesures judiciaires d'investigation éducative auprès des trois tribunaux des Bouches-du-Rhône (de Marseille, d'Aix-en-Provence et de Tarascon).

MISSIONS

Le/La Secrétaire d'unité éducative exerce ses fonctions sous la responsabilité de la Cheffe de service.

Dans le cadre de ses missions il ou elle assure une fonction d'accueil et de secrétariat :

Fonction ACCUEIL :

- Assure l'accueil physique et téléphonique (renseigne et oriente, recueille et transmet les premiers éléments d'information, prend note des messages et les transmets)
- Distribue et met à jour les documents institutionnels et les panneaux d'affichage,
- Assure la reprographie et la reliure des documents,
- Enregistre le courrier entrant et sortant de toute nature,
- Veille au bon fonctionnement des unités éducatives sur les plans logistique et matériel (anticipe les besoins, établit les devis d'achats de fournitures, signale tout dysfonctionnement et propose des axes d'amélioration, tient à disposition les registres obligatoires)

Fonction SECRETARIAT :

- Centralise les informations relatives à l'unité,
- Assure la transmission des documents administratifs et juridiques,
- Enregistre les jugements, ordonnances dès réception et constitue le dossier (papier et informatique), l'actualise en fonction des besoins et informations transmises et scanne tout document relatif aux dossiers,
- Enregistre et diffuse les courriers postaux et électroniques,
- Assure la formalisation et la valorisation des écrits professionnels, participe aux réunions de service et/ou d'équipe et en rédige le compte rendu,
- Assure le classement et l'archivage des dossiers,
- Génère les cartes professionnelles
- Organise, avec ses collègues de travail, des propositions de planning visant à garantir la continuité du service en cas d'absence,
- Génère les bordereaux de transmission des rapports pour navette au TPE,
- Tient à jour le logiciel LUCIE pour ce qui relève de ses attributions, veille à la bonne saisie des informations et est garant de leur traçabilité.

QUALIFICATIONS ET QUALITÉS REQUISES

- Être titulaire d'un diplôme niveau IV (BAC) minimum, secrétariat,
- Une expérience de 3 ans sur un poste similaire,
- Maîtriser l'outil informatique (Excel, Word, Outlook),
- Avoir le sens de l'organisation,
- Savoir diffuser une information,
- Faire preuve de bonnes capacités rédactionnelles,
- Capacité à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact et excellent relationnel),

AVANTAGES :

- 1 an d'ancienneté offert dès l'entrée dans l'association et reprise de l'ancienneté,
- Des congés trimestriels et RTT donnant droit à 27 jours de congé supplémentaire au total,
- Tickets restaurants,
- Des opportunités de formation régulières.