Secrétaire

CONTEXTE :
Aujourd'hui, Frate Formation Conseil est un organisme reconnu avec une véritable expertise notamment dans le domaine de l'apprentissage du français, dans la formation qualifiante, dans l'aide à la recherche d'emploi et l'accompagnement à l'orientation professionnelle ; et ce, dans le respect de son approche sociale historique.

L'Agent(e) Administratif(ve) est placé(e) sous la responsabilité du Responsable Territorial, et en lien direct avec son assistante. Il est chargé de recevoir et d'orienter les visiteurs (accueil physique et téléphonique) et d'accomplir des tâches administratives.

MISSIONS :
Accueil et Communication : Gérer l'accueil physique et téléphonique
Écouter et analyser les demandes, identifier les besoins
Communiquer avec les formateurs, échanges d'informations sur les dossiers

Secrétariat : Saisie informatique de documents à la demande du responsable ou de son assistante/ Classement ou vérification des documents administratifs en lien avec les activités de formation / Respecter les délais et gérer les priorités / Utiliser les logiciels et les extranets adaptés aux nécessités et mettre en forme des documents à partir de modèles

Gestion de dossiers: Produire le moins d'anomalies et si besoin les corriger / Coordonner en autonomie l'activité de formation / Informer son supérieur des anomalies constatées

COMPETENCES ATTENDUES
Devant la diversité des tâches à accomplir, l'assistant administratif de formation est forcément polyvalent, dynamique et organisé ! Il connaît bien l'environnement dans lequel il va évoluer, fait preuve de qualités d'écoute et de communication pour prendre en compte l'ensemble des besoins du personnel. Les tâches administratives font parties de son quotidien. Par ailleurs, une bonne connaissance juridique en matière de formation constitue un atout important.
Compétences et qualités de l'assistant de formation

Maîtrise des outils de bureautique
Polyvalence
Sens de l'écoute
Capacité d'analyse et de synthèse
Sens de l'initiative
Esprit d'équipe