informations générales
Paris
Le Comité Central du Groupe Public Ferroviaire (CCGPF), organisme de l'économie sociale et solidaire au service des cheminots actifs et retraités recherche un(e) SECRÉTAIRE DE SERVICE (H/F) pour son service du livre et des bibliothèques poste basé à Paris (12ème).
Rattaché(e) au responsable du service du livre, vous serez chargé(e) des principales missions suivantes :
Assistance et secrétariat du responsable de service :
- Rédaction des comptes rendus des réunions.
- Appui à l'organisation du service.
- Appui au suivi du budget et à la construction annuelle du budget du service.
- Appui aux groupes de travail.
- Appui à l'organisation d'événements internes (journées d'études, séminaires, etc.).
- Envoi de communications internes à l'équipe (thématiques RH, convocations réunions etc.).
- Gestion des déplacements et suivi des documents administratifs.
- Support à la création d'outils organisationnels et opérationnels.
- Prise en charge de dossiers spécifiques sur demande du responsable de service.
- Classement et archivage des documents du service (papiers et numériques).
Assistance à la gestion de la facturation :
- Participation au traitement des factures et suivi des documents liés à la comptabilité.
- Rapprochement des bons de commande et bons de livraison.
- Contribution aux clôtures de fin d'année.
Assistance à la gestion des outils de travail :
- Gestion des offices et des services de presse.
- Gestion des archives non retenues.
Demandes d'enlèvements ESAT sur Geodis :
- Gestion des demandes d'enlèvements avec les prestataires logistiques.
Accueil physique et téléphonique et renfort administratif :
- Participation au roulement de l'accueil.
- Aide et renfort aux différents secteurs du service en cas de besoin.
Compétences et qualités professionnelles :
- Capacité à rédiger des notes de service, notes de synthèse.
- Excellente maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, exploitation de tous types de données bruts).
- Bonne capacité d'organisation et gestion des tâches administratives variées.
- Maîtrise des outils bureautiques et des processus de facturation et comptabilité.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer les communications internes.
- Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe).
- Respect des consignes, discrétion, autonomie, sens de l'initiative, rapidité d'exécution.
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Assistance et secrétariat du responsable de service :
- Rédaction des comptes rendus des réunions.
- Appui à l'organisation du service.
- Appui au suivi du budget et à la construction annuelle du budget du service.
- Appui aux groupes de travail.
- Appui à l'organisation d'événements internes (journées d'études, séminaires, etc.).
- Envoi de communications internes à l'équipe (thématiques RH, convocations réunions etc.).
- Gestion des déplacements et suivi des documents administratifs.
- Support à la création d'outils organisationnels et opérationnels.
- Prise en charge de dossiers spécifiques sur demande du responsable de service.
- Classement et archivage des documents du service (papiers et numériques).
Assistance à la gestion de la facturation :
- Participation au traitement des factures et suivi des documents liés à la comptabilité.
- Rapprochement des bons de commande et bons de livraison.
- Contribution aux clôtures de fin d'année.
Assistance à la gestion des outils de travail :
- Gestion des offices et des services de presse.
- Gestion des archives non retenues.
Demandes d'enlèvements ESAT sur Geodis :
- Gestion des demandes d'enlèvements avec les prestataires logistiques.
Accueil physique et téléphonique et renfort administratif :
- Participation au roulement de l'accueil.
- Aide et renfort aux différents secteurs du service en cas de besoin.
Compétences et qualités professionnelles :
- Capacité à rédiger des notes de service, notes de synthèse.
- Excellente maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, exploitation de tous types de données bruts).
- Bonne capacité d'organisation et gestion des tâches administratives variées.
- Maîtrise des outils bureautiques et des processus de facturation et comptabilité.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer les communications internes.
- Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe).
- Respect des consignes, discrétion, autonomie, sens de l'initiative, rapidité d'exécution.
