Secrétaire

Vos activités principales : l'agent est principalement chargé de :
- instruire les interventions des particuliers et des parlementaires
- instruire les distinctions honorifiques (hors celles dévolues aux sous-préfectures)
- rédiger divers courriers et invitations
- préparer, en lien avec l'office national des combattants et des victimes de guerre (ONaCVG), les cérémonies nationales officielles
- établir les cartes d'identité des élus
- archiver la boite mail fonctionnelle du pôle représentation de l'État
- renseigner le logiciel SEDEM (déplacements officiels)

Il a également la charge de :
- participer à la rédaction des discours et éléments de langage
- préparer le courrier réservé
- participer à la préparation des visites officielles

Il assure par ailleurs toute mission confiée par son supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service. Il assure également les tâches du chargé du suivi de la vie politique et de la préparation des déplacements du préfet pendant les congés de celui-ci.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : astreinte-discrétion-disponibilité

Votre environnement professionnel :

Activités du service : le cabinet de la préfecture et, en son sein, le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle (BRECI), est un interlocuteur du quotidien de la préfète et des membres du corps préfectoral. Il est constitué de deux pôles, le pôle de la représentation de l'État et celui de la communication interministérielle. Il veille notamment à l'organisation et à la préparation des déplacements et entretiens de madame la préfète, ainsi qu'à l'accueil de personnalités, notamment les délégations ministérielles. Il supervise la gestion des interventions, notamment celles des parlementaires. Il assure le traitement des affaires réservées (protocoles, cérémonies, distinctions honorifiques, etc) et le suivi de l'actualité politique. Il supervise également l'ensemble des actions de communication des services de l'État dans le département (dossier presse, post réseaux sociaux, lettre des services de l'État, rapport d'activité des services de l'État...)

Composition et effectifs du service : le bureau est composé de six agents

Liaisons hiérarchiques : adjoint au chef du bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle, chef de cabinet, chef du bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle, directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles : tous les services de l'État et des collectivités territoriales dans le département, autres préfectures et tous
les ministères

Connaissances techniques :
- connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
- avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir faire :
- savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
- savoir analyser / niveau maîtrise - requis
- savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
- savoir s'organiser / niveau pratique - requis

Savoir être :
- savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
- savoir communiquer / niveau pratique - requis