Secrétaire

Descriptif des missions
Accueil et intendance
Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l'accueil physique de la structure : prise de
messages, mise en relation, recherche d'information
Gérer les courriers entrants et sortants et l'envoi de documents administratifs
Gérer les mails de la boîte mail « contact »
Gérer les fournisseurs courants et les achats de fournitures et de consommables
Etre la personne référente du système d'information et de gestion (actuellement « Dolibarr »)
Appuyer le DR dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif pour l'équipe
Missions administratives
Appui administratif des dossiers de financement : montage des dossiers de demande, suivi du
conventionnement, constitution des bilans quantitatifs et qualitatifs
Assurer l'interface avec les financeurs au quotidien (envoi de document, prises de RDV.)
Rédaction de mails et de courriers à destination des adhérents et/ou des partenaires
Classement et archivage des documents administratifs et comptables
Participer à la rédaction du rapport d'activité et des bilans
Comptabilité - Contrôle de gestion
Gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : paiement des prestataires, relance,
archivage et envoi des éléments au cabinet comptable, suivi du paiement des clients
Mise en paiement : du classement des factures d'achat au suivi des règlements
Saisie de la comptabilité courante, lettrage des comptes, rapprochements bancaires
Suivi des charges fixes, consultation des fournisseurs, contrôle des notes de frais
Suivi du paiement des cotisations et des dossiers d'adhésion
Suivi de trésorerie
Préparation et suivi de tableaux de bord financiers : plan de trésorerie, suivi des subventions,
budgets actions.
Appui à l'organisation administrative logistique et humaine des animations de
l'association
Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances : bureaux, conseils
d'administration, assemblée générale : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs,
recherche de salle, accueil, émargement...
Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des événements, des formations et des
réunions : planning, invitation, suivi des inscriptions, réservation de salle, achats, assurances .
Mission qualité
Impulser et animer la démarche au sein de l'équipe de la délégation
Suivre l'évolution du « process » et être personne ressource sur le sujet
Assurer le rôle d'interface avec le groupe qualité national
Rédaction et/ou supervision des processus, procédures et du manuel qualité.
Animer le comité de pilotage qualité de la délégation
Mener des audits de certification