Secrétaire

Le Pôle Hébergements Collectifs recherche un(e) secrétaire à mi-temps qui aura en charge la gestion locative et administrative des Maisons Relais et du CHRS L'Ensemble et des tâches administratives.

PRINCIPALES MISSIONS
√ Réceptionner, traiter et vérifier les dossiers de candidatures pour les Maisons Relais (téléphone, courrier, mails).
√ Solliciter les services orienteurs pour demander les informations manquantes et rédiger les courriers de réponse de la commission d'admission.
√ Préparer les dossiers d'accueil des nouveaux habitants des Maisons Relais.
√ Suivre les attestations d'assurances logement des habitants des maisons relais (mise à jour du tableau de suivi, relances, mise à jour du classeur des attestations à jour...).
√ Assurer le suivi des redevances des habitants des maisons relais (vérifications des avis des échéances, mise à jour des tableaux de suivi, envoi des avis d'échéances aux curateurs, distribution des avis d'échéances...).
√ Assurer la diffusion des informations internes et externes des Maisons Relais et du CHRS, en lien avec l'assistante de direction.
√ Assurer la gestion des clés et des badges des Maisons Relais et du CHRS.
√ Assurer le lien avec les services généraux concernant les interventions de maintenance et les services informatiques du siège pour les Maisons Relais et le CHRS.
√ Remettre à jour régulièrement l'ensemble des documents administratifs, de travail, de présentation de l'association.
√ Préparer et assurer le bon accueil de partenaires.
√ Tenir à jour les outils de reporting et participer à l'élaboration du rapport d'activité.
√ Classer, archiver, numériser et faire en sorte que le réseau soit actualisé, opérationnel et fonctionnel.
√ Veiller à préparer les dossiers d'accueil pour les nouveaux salariés et les stagiaires
√ Participer à l'organisation des différents évènements et réunions portés par le Pôle et l'Association.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
√ Être titulaire d'un Baccalauréat ou d'un BTS dans le domaine du secrétariat.
√ Très bonne connaissance des outils informatiques, avec notamment une parfaite maîtrise des logiciels du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access).
√ Bonnes capacités rédactionnelles.
√ Discrétion, réserve et sens de l'écoute.
√ Ponctualité et disponibilité.
√ Rigueur et méthodologie
√ Autonomie et prise d'initiative.