Secrétaire

Dans le cadre d'un remplacement pour congé parental, nous recherchons un(e) secrétaire dont les missions sont les suivantes :
1- Assurer l'accueil des publics :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Informer les personnes sur l'E2C, présenter la structure et au besoin réorienter les publics
- Saisir les candidatures et prendre des rendez-vous d'entretien de premier accueil avec un formateur.
- Mettre à jour le module « Candidatures » sur les logiciels/plateformes
- Gérer des agendas
- Renseigner les entrées en formation sur les plateformes de la Région
- Saisir les parcours des stagiaires dans l'outil de gestion de l'Exécution des Offres de Formation financées par la Région.

2- Accomplir les tâches administratives :
- Réception et traitement du courrier
- Organisation logistique des instances (envoi des convocations, préparation des documents, et participation à certaines, prise de notes et rédaction de comptes rendus)
- Gérer les réservations de salles et la restauration (ponctuellement)
- Préparation des documents propres aux journées d'intégration des stagiaires
- Participation aux informations collectives et prise de rendez-vous
- Assurer les impressions des feuilles de présence et le contrôle journalier des signatures
- Accueil et tutorat de stagiaires
- Suivi de la caisse du site et lien avec le responsable

3- Gérer la rémunération des stagiaires :
- Réaliser l'ensemble des opérations nécessaires à la rémunération des stagiaires :
- Saisie initiale des dossiers de rémunération sur la plateforme de la Région et le logiciel interne
- Contrôle journalier des présences/absences de chaque stagiaire
- Saisie mensuelle des temps sur les plateformes de la Région
- Diffusion des avis de paiements aux stagiaires
- Déclaration et suivi des Arrêts de Travail et Arrêts maladie
- Procédures de sortie sur Kairos et sur la plateforme de la Région
- Gestion des prescriptions via plateforme de la Région

4- Gestion des commandes (fournitures stagiaires avant chaque rentrée :
- Contrôler le stock de fournitures stagiaires avant chaque rentrée
- Gérer l'achat des fournitures et consommables pour l'équipe ainsi que pour les stagiaires
- Assurer les achats de denrées pour chaque rentrée et pour les réunions ou instances prévues

Savoir et savoir-faire requis (matière, niveau) :
- Excellente capacité d'accueil, d'organisation, de rédaction
- Maîtrise des outils bureautiques et outils propres à l'E2C
- Technique de prise de notes, de gestion administrative
- Gestion multitâche et contrôle régulier des saisies

Qualités intellectuelles et/ou relationnelles :
- Capacité d'écoute et disponibilité pour l'accueil du public, polyvalence, réactivité, patience, rigueur, capacité d'adaptation

Vous :
- Capacité d'écoute et disponibilité pour l'accueil du public
- Polyvalence, autonomie et réactivité
- Patience
- Grande rigueur et capacité d'adaptation

Autonomie et autorité :
Dépendant hiérarchiquement : Directeur de l'E2C (N+2) et Responsable du site de Niort (N+1)