Secrétaire

Nous recherchons un Secrétaire d'accueil (H/F) pour rejoindre notre équipe ayant le sens du respect des usagers et des familles, ayant l'esprit d'équipe, le sens de l'accueil et de la confidentialité, polyvalente
Duties
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Accueillir et diriger les visiteurs
- Répondre aux demandes de renseignements des clients
- Effectuer des tâches administratives telles que la rédaction de documents standard
- Gérer les réservations de salle et tenir le planning des salles à jour.
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
-Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
- Assurer le traitement des courriers départs
- Mettre sous pli et affranchir le courrier
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture
- Gérer les réservations des véhicules et tenir le planning à jour.
- Gérer la cantine tous les jours
- Assurer les commandes de matériels, de produits d'entretien, de fourniture de bureau.
- Faire des demandes de devis quand cela est nécessaire.
- Faire le rapprochement des factures avec les bons de commandes et de livraison
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent
- Maintenir l'organisation du bureau
- occasionnellement organisation d'évènements
Experience
- Expérience antérieure dans un rôle de secrétariat ou de réception
- Maîtrise des outils informatiques
- Excellentes compétences en communication et en service client
- Connaissance des tâches administratives courantes
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- sens de la diplomatie, organiser, rigueur et méthodique