Secrétaire

Dans le cadre d'une réorganisation, l'association recrute un(e) chargé(e) d'accueil et de secrétariat à temps partiel.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Accueil des personnes
- Assurer l'accueil téléphonique et physique,
- Recevoir les demandes de logement, les aiguiller vers les salariés et bénévoles concernés, s'assurer de leur suivi et de leur classement.
- Encaissement de loyers et remise en banque

2. Activités de Secrétariat
- Réceptionner les courriers et colis et les transmettre à leur destinataire
- Assister les bénévoles dans leurs tâches administratives et de secrétariat : réaliser à leur demande et sous leur contrôle, toutes tâches spécifiques de leur domaine, (courriers, mailing, classements, compte-rendu de réunions, etc.)
- Participer aux activités de communication interne
- Gestion du planning des réunions et manifestations, réservation de salles
- Réaliser certains compte-rendu de réunions
- Veiller à la mise à jour des applications informatiques de suivi des bénéficiaires en lien avec les salariés et bénévoles référents.
- En tant que de besoin, participer à la constitution de certains dossiers pour les partenaires.

3. Organisation matérielle du siège de l'association
- Assurer l'organisation des réunions et des missions (réserver les salles, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- S'assurer du bon fonctionnement de l'accueil téléphonique
- Assurer la mise en place des mobiliers et matériels dans les salles de réunion et d'accueil (plan de salles, ouverture des volets, aération des salles, chauffage, etc.)
- S'assurer de l'approvisionnement des fournitures de bureau et de pause.
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes d'hygiène et sécurité liées aux locaux du siège
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Directrice de l'association
AUTONOMIE/PRISE DE DECISION
- Autonome dans l'organisation quotidienne de son travail en tenant compte des urgences à traiter.
CHAMP RELATIONNEL
- Champ relationnel qui peut inclure tout ou partie des interlocuteurs suivants :
- en interne à l'Association : bénévoles et salariés, administrateurs, bénéficiaires (locataires et résidents).
- Fédération Habitat et Humanisme, Foncière, autres associations du Mouvement
- AIVS
- Autres associations extérieures au Mouvement, organismes publics ou parapublics œuvrant dans le domaine du logement social
- Représentants des collectivités territoriales locales
- Donateurs, propriétaires
- Banques
- Tous publics en recherche de logement

COMPETENCES
Niveau de formation exigé : BTS secrétariat ou équivalent, expérience de 2 ans minimum. L'expérience du milieu associatif est un plus.
Compétences techniques
- Très bonne maîtrise du français écrit et oral, maitrise de l'anglais, la maitrise d'autres langues est un plus.
- Maîtrise des outils et logiciels de bureautique (word, excel, power point.), du courrier électronique et de la navigation sur internet,

Savoir-être
- Organisation et méthode
- Sens du service
- Qualités d'écoute
- Discrétion
- Rigueur
- Initiative et autonomie

CONTRAT DE TRAVAIL
- CDI - temps de travail à 50% soit 17.5 heures hebdomadaire
- Horaires de travail : lundi (13h30/17h00), mardi (13h30/17h00), jeudi (9h00/12h30-13h30/17h00) et vendredi (9h00/12h30).
- Poste basé au Siège de l'association, 2 rue du Gois à Nantes,
- Convention collective pact'arim, emploi de secrétaire, coef. 550- rémunération à partir de 987.37/mois selon qualification et expérience, mutuelle familiale prise en charge à 70% par l'employeur, tickets restaurant, 13ème mois.
- Poste à pourvoir dès que possible, envoyer CV + Lettre de motivation à loire-atlantique.recrutement@habitat-humanisme.org avant le 13 mars 2025