informations générales
Vaison-la-Romaine
Description du poste :
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Secrétaire de Direction pour intégrer notre équipe. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Secrétaire de Direction et serez responsable de diverses tâches administratives. Ce poste requiert une bonne organisation, un excellent sens du service et une capacité à gérer plusieurs missions en parallèle.
Missions principales :
1. Gestion des appels téléphoniques :
o Répondre aux appels entrants et orienter les demandes.
o Gérer la prise de messages et les transmettre aux services concernés.
2. Prise de rendez-vous :
o Planifier les rendez-vous pour le commercial et le métreur.
o Mettre à jour et organiser le planning des rendez-vous sur le logiciel interne.
3. Création et gestion des fiches clients :
o Créer les fiches clients sur notre progiciel interne.
o Saisir les informations dans notre logiciel de rendez-vous en ligne.
4. Réception des marchandises fournisseurs :
o Réceptionner, contrôler et enregistrer les livraisons de marchandises provenant de nos fournisseurs.
5. Mise en place d'outils de suivi et sécurité :
o Participer à la mise en place du tableau d'affichage en collaboration avec le service sécurité et notre expert-comptable.
6. Documentation produit :
o Imprimer et classer les fiches des ingrédients des produits chimiques utilisés par nos techniciens, afin de garantir la conformité et la sécurité.
7. Reclassement des archives :
o Reclasser les archives et intégrer les bons de livraison dans les dossiers clients correspondants.
8. Support administratif :
o Assister dans diverses tâches administratives selon le planning de la Secrétaire de Direction.
o Prendre en charge progressivement des missions administratives spécifiques selon la charge de travail.
Profil recherché :
- Compétences requises :
o Aisance avec les outils informatiques (progiciel, logiciel de planification en ligne).
o Sens de l'organisation et rigueur.
o Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Qualités personnelles :
o Sens du service, dynamisme et réactivité.
o Bon relationnel pour l'accueil téléphonique et la communication interne.
Entreprise : Menuiseries Bezin
Contrat : CDD - 24 heures/semaine
Période : Du Lundi 18 Novembre au Mercredi 09 Avril
Fermeture établissement du 23/12/2024 au 01er Janvier 2025
Horaires de travail :
- Lundi au Mercredi
- 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h30
Lieu de travail : Locaux de Menuiseries Bezin
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireNous recherchons un(e) Assistant(e) de Secrétaire de Direction pour intégrer notre équipe. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Secrétaire de Direction et serez responsable de diverses tâches administratives. Ce poste requiert une bonne organisation, un excellent sens du service et une capacité à gérer plusieurs missions en parallèle.
Missions principales :
1. Gestion des appels téléphoniques :
o Répondre aux appels entrants et orienter les demandes.
o Gérer la prise de messages et les transmettre aux services concernés.
2. Prise de rendez-vous :
o Planifier les rendez-vous pour le commercial et le métreur.
o Mettre à jour et organiser le planning des rendez-vous sur le logiciel interne.
3. Création et gestion des fiches clients :
o Créer les fiches clients sur notre progiciel interne.
o Saisir les informations dans notre logiciel de rendez-vous en ligne.
4. Réception des marchandises fournisseurs :
o Réceptionner, contrôler et enregistrer les livraisons de marchandises provenant de nos fournisseurs.
5. Mise en place d'outils de suivi et sécurité :
o Participer à la mise en place du tableau d'affichage en collaboration avec le service sécurité et notre expert-comptable.
6. Documentation produit :
o Imprimer et classer les fiches des ingrédients des produits chimiques utilisés par nos techniciens, afin de garantir la conformité et la sécurité.
7. Reclassement des archives :
o Reclasser les archives et intégrer les bons de livraison dans les dossiers clients correspondants.
8. Support administratif :
o Assister dans diverses tâches administratives selon le planning de la Secrétaire de Direction.
o Prendre en charge progressivement des missions administratives spécifiques selon la charge de travail.
Profil recherché :
- Compétences requises :
o Aisance avec les outils informatiques (progiciel, logiciel de planification en ligne).
o Sens de l'organisation et rigueur.
o Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Qualités personnelles :
o Sens du service, dynamisme et réactivité.
o Bon relationnel pour l'accueil téléphonique et la communication interne.
Entreprise : Menuiseries Bezin
Contrat : CDD - 24 heures/semaine
Période : Du Lundi 18 Novembre au Mercredi 09 Avril
Fermeture établissement du 23/12/2024 au 01er Janvier 2025
Horaires de travail :
- Lundi au Mercredi
- 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h30
Lieu de travail : Locaux de Menuiseries Bezin
