Secrétaire

L'AFND à Strasbourg depuis 1923 (180 salariés, 1500 personnes hébergées et accompagnées) met en œuvre les politiques publiques en faveur des jeunes adultes, des MNA, des demandeurs d''Asile et des Réfugiés, dans le département du Bas-Rhin et la Région.

Nous recrutons un(e) Secrétaire/Agent d'accueil en CDI pour le service Hébergement d'Urgence pour Demandeurs d'Asile (HUDA) et ponctuellement la Direction du Pôle Asile et Réfugiés.

L'Hébergement d'Urgence dédié aux demandeurs d'Asile (HUDA) est un dispositif agrée et financé par l'Etat, qui a vocation à accueillir des demandeurs d'asile sans solution d'hébergement. Les bénéficiaires sont orientés vers l'établissement pas l'Office français d'Immigration et d'Intégration (OFII).
Outre l'accueil et l'hébergement, le service a également pour mission l'accompagnement administratif, social, médical, la scolarisation des enfants, l'animation ainsi que la gestion de la sortie du dispositif.
Le public est constitué par des étrangers en famille ou isolés, qui craignent des persécutions dans leur pays d'origine et qui demandent l'asile en France, et sont sans solution d'hébergement et sans ressources propres.

Vos missions :

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire (Travailleurs sociaux, Juristes, Chef de service), vous assurez la fonction d'accueil et la prise en charge des activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité, de discrétion et de qualité relationnelle.
Le/la Secrétaire/Agent d'accueil prend en charge les activités multiples liées à sa fonction, dans le strict respect du secret professionnel ainsi que dans un souci permanent de fiabilité, de rigueur et de qualité relationnelle.

Les principales missions sont :
- Accueillir, renseigner et orienter le public (majoritairement allophone et en situation de précarité) téléphoniquement et sur place ;
- Assurer des tâches de rédaction, traitement de texte, classement, ouverture, mise à jour et exploitation de fichiers manuels et informatiques ;
- Effectuer la saisie informatique, classer, effectuer les statistiques de l'activité ;
- Créer et assurer le suivi et la mise à jour administrative des dossiers (entrées, sorties, documents) et tableurs de suivi ;
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
- Rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques...), les différents travaux de secrétariat du service ;
- Préparer différentes réunions, y participer et rédiger des comptes rendus ;
- Collecter, synthétiser, suivre et consolider des statistiques de l'activité ;
- Gérer une partie de l'encaissement des montants dus par les usagers ;
- Gérer les premières démarches administratives (cartes transport en commun : création et renouvellement /QF) ;
- Gérer des outils de suivi avec les différents partenaires.

Vous assurez également ponctuellement des fonctions d'assistanat de direction pour la Direction du Pôle Asile et Réfugiés (Directrice et Directeur adjoint).

Fonctionnement matériel du service
- Prévoir, effectuer les commandes, assurer la réception et la distribution ;
- Transmettre les états des frais de déplacement et les congés, le cas échéant.

Votre profil :

Vous êtes issu(e) d'une formation en secrétariat ou êtes titulaire d'un BTS Assistant de Direction.

Vous êtes doté(e) des qualités suivantes :
- Sens de l'accueil et du relationnel.
- Capacité à travailler en équipe ;
- Aptitudes rédactionnelles ;
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
- Discrétion et sens de la confidentialité ;
- Rigueur, esprit de synthèse et d'initiative ;
- Sens de l'organisation et de l'anticipation ;
- Autonomie dans le travail ;

Vous maîtrisez l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, Internet) ;

Avantages :

- Titres Restaurant
- Forfait Mobilité
- Congés trimestriels en supplément

35 heures hebdomadaires, horaires de journée
Pas de télétravail possible