informations générales
Sens
Mission générale du poste :
Accueille et renseigne les visiteurs et collaborateurs.
Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte du ou des services ____ ou du ou des responsables ___ selon l'organisation de l'établissement.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Activités générales
- Accueille les clients, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend des messages et fixe des rendez-vous
- Réceptionne et traite la diffusion de l'information
- Réalise divers travaux de bureautique
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers
- Exécute des procédures administratives
- Effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Gère la tenue du standard avec transmission des messages si besoin (réception des appels, primo renseignements, prise de messages, orientation du public vers les différents services)
- Emet des appels téléphoniques, de fax ou de mails (prise de rendez-vous, informations aux personnels, demandes diverses.)
- Gère et traite des messages électroniques reçus
- Saisit et met en forme des documents (courriers, tableaux, comptes rendus, procès-verbaux, rapports et autres.), les transmet, les diffuse si nécessaire, les enregistre (si courriers systématiquement), les numériser (si nécessaire)
- Suit l'état des stocks des fournitures de bureau, identifie les besoins en approvisionnement, recense les demandes des collaborateurs, établit des commandes et les fait valider par les responsables avant le passage des commandes, contrôle la réception des commandes, suit le budget annuel
- Saisit sur informatique l'ensemble des documentations en arrivée, et diffuse (liste de diffusion selon le type de documentation) et vérifie du retour de celles-ci et archivage
- Organise les déplacements des directeurs, administrateurs et collaborateurs
- Prend des rendez-vous pour les directeurs, responsables
- S'inscrit dans une démarche d'amélioration de la qualité.
- Met en œuvre les outils et procédures validés par l'établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l'exercice de la mission.
Peut être amené(e) à participer aux travaux d'amélioration continue de la qualité du service.
Activités spécifiques
- Met à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
- Suit et vérifie l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
- Indexe et archive des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...
- Prépare et suit (mise à jour, clôture, ...) des dossiers professionnels (fichiers clients, ...)
- Saisit et met en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
- Réalise le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
- Effectue la gestion comptable et administrative d'une structure.
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Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte du ou des services ____ ou du ou des responsables ___ selon l'organisation de l'établissement.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Activités générales
- Accueille les clients, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend des messages et fixe des rendez-vous
- Réceptionne et traite la diffusion de l'information
- Réalise divers travaux de bureautique
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers
- Exécute des procédures administratives
- Effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Gère la tenue du standard avec transmission des messages si besoin (réception des appels, primo renseignements, prise de messages, orientation du public vers les différents services)
- Emet des appels téléphoniques, de fax ou de mails (prise de rendez-vous, informations aux personnels, demandes diverses.)
- Gère et traite des messages électroniques reçus
- Saisit et met en forme des documents (courriers, tableaux, comptes rendus, procès-verbaux, rapports et autres.), les transmet, les diffuse si nécessaire, les enregistre (si courriers systématiquement), les numériser (si nécessaire)
- Suit l'état des stocks des fournitures de bureau, identifie les besoins en approvisionnement, recense les demandes des collaborateurs, établit des commandes et les fait valider par les responsables avant le passage des commandes, contrôle la réception des commandes, suit le budget annuel
- Saisit sur informatique l'ensemble des documentations en arrivée, et diffuse (liste de diffusion selon le type de documentation) et vérifie du retour de celles-ci et archivage
- Organise les déplacements des directeurs, administrateurs et collaborateurs
- Prend des rendez-vous pour les directeurs, responsables
- S'inscrit dans une démarche d'amélioration de la qualité.
- Met en œuvre les outils et procédures validés par l'établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l'exercice de la mission.
Peut être amené(e) à participer aux travaux d'amélioration continue de la qualité du service.
Activités spécifiques
- Met à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
- Suit et vérifie l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
- Indexe et archive des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...
- Prépare et suit (mise à jour, clôture, ...) des dossiers professionnels (fichiers clients, ...)
- Saisit et met en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
- Réalise le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
- Effectue la gestion comptable et administrative d'une structure.
