informations générales
Limoges
* Activités principales du suivi administratif par promotion
- Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants
- Créer et actualiser les listes, codes, mails des apprenants sur la plateforme pédagogique
- Compléter et transmettre les conventions avec les organismes de PEC financière, en assurer le suivi
- Élaborer les certificats de scolarité
- Créer les attestations de présence employeur - France Travail
- Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants
- Enregistrement des droits d'inscription
- Assurer un suivi administratif de chaque étudiant sur Winifsi
- Participer à l'organisation des CAC
- Participer aux manifestations institutionnelles (journées portes ouvertes, forum des métiers, cordées de la réussite)
- Veiller au bon déroulement de la gouvernance de l'IFSI (ICOGI, section compétente à visée pédagogique et disciplinaire) : convocation, ordre du jour, feuille de présence, CR, accueil des participants, CR transmis à l'ARS
- Centraliser les documents nécessaires à la réalisation du rapport d'activité quantitatif avec notamment le suivi des cohortes
* Activités transversales
Activités liées à la régie :
- Transmettre régulièrement les chèques avec bordereau
- Activités liées à la gestion des intervenants :
- Relever les heures pour l'envoi au service de la paie, transmettre le relevé avec convention et RIB
- Établir le tableau annuel récapitulatif des coûts d'interventions par UE
Activités liées à la gestion de la taxe d'apprentissage (en lien avec l'IFSI site Ussel)
- Travailler en collaboration avec les employeurs pour assurer la traçabilité et l'exhaustivité des données administratives des étudiants en contrat d'apprentissage.
- Enregistrer les recettes perçues en se coordonnant avec le service financier de l'établissement support
- Tracer les dépenses en fonction des commandes réalisées
Activités liées à la gestion des bourses :
- Informer si besoin les étudiants des conditions d'obtention de la bourse d'études sur critères sociaux offerte par la Région aux élèves et aux étudiants.
- Rassembler les notifications de bourse et en assurer la traçabilité dans le dossier scolaire
* Activités spécifiques
Organisation des mises en stage :
- Réaliser les tableaux pour les dates de suivi pédagogique et regroupement et les transmettre aux cadres formateurs
- Rédiger les courriers de regroupements et de suivis pédagogiques
- Éditer les conventions et les transmettre aux établissements receveurs, en assurer le suivi
- Veiller à la réactualisation de l'outil de suivi des lieux de stage et de leur capacitaire
Suivi des étudiants :
- Enregistrer les inscriptions au DEI
- Actualiser le thrombinoscope
- Organiser la logistique de la remise des résultats au DEI
- Organiser la logistique de la remise des TFE
- Pour la CAC : Préparer les dossiers
* Diplôme(s) professionnel(s) :
Minimum BEP secrétariat
* Compétences requises :
- Maitrise expression écrite et orale ainsi que des techniques d'accueil
- Maitrise outil informatique : Word, Excel, PPT, Outlook
- Bonne connaissance des plateformes d'enseignement à distance (Zoom, Teams.)
* Qualités requises :
- Avoir des aptitudes relationnelles
- Être rigoureux et organisé
- Être respectueux des règles de confidentialité
- Avoir un esprit d'initiative
- Savoir rendre compte
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir prioriser et anticiper les activités
25 CA / an
Bornes horaires /amplitudes : entre 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi
Contrat Durée Déterminée - 35h / semaine
8h30- 17h ou 8h-16H30 (à déterminer)
Horaires de travail pouvant être modifiés selon activité de l'institut, des évènements et des concours
Si l'antenne IFSI se trouve dans les locaux des facultés de médecine et de pharmacie, le personnel rattaché à l'IFSI dépend du Centre Hospitalier de Haute Corrèze.
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- Créer et actualiser les listes, codes, mails des apprenants sur la plateforme pédagogique
- Compléter et transmettre les conventions avec les organismes de PEC financière, en assurer le suivi
- Élaborer les certificats de scolarité
- Créer les attestations de présence employeur - France Travail
- Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants
- Enregistrement des droits d'inscription
- Assurer un suivi administratif de chaque étudiant sur Winifsi
- Participer à l'organisation des CAC
- Participer aux manifestations institutionnelles (journées portes ouvertes, forum des métiers, cordées de la réussite)
- Veiller au bon déroulement de la gouvernance de l'IFSI (ICOGI, section compétente à visée pédagogique et disciplinaire) : convocation, ordre du jour, feuille de présence, CR, accueil des participants, CR transmis à l'ARS
- Centraliser les documents nécessaires à la réalisation du rapport d'activité quantitatif avec notamment le suivi des cohortes
* Activités transversales
Activités liées à la régie :
- Transmettre régulièrement les chèques avec bordereau
- Activités liées à la gestion des intervenants :
- Relever les heures pour l'envoi au service de la paie, transmettre le relevé avec convention et RIB
- Établir le tableau annuel récapitulatif des coûts d'interventions par UE
Activités liées à la gestion de la taxe d'apprentissage (en lien avec l'IFSI site Ussel)
- Travailler en collaboration avec les employeurs pour assurer la traçabilité et l'exhaustivité des données administratives des étudiants en contrat d'apprentissage.
- Enregistrer les recettes perçues en se coordonnant avec le service financier de l'établissement support
- Tracer les dépenses en fonction des commandes réalisées
Activités liées à la gestion des bourses :
- Informer si besoin les étudiants des conditions d'obtention de la bourse d'études sur critères sociaux offerte par la Région aux élèves et aux étudiants.
- Rassembler les notifications de bourse et en assurer la traçabilité dans le dossier scolaire
* Activités spécifiques
Organisation des mises en stage :
- Réaliser les tableaux pour les dates de suivi pédagogique et regroupement et les transmettre aux cadres formateurs
- Rédiger les courriers de regroupements et de suivis pédagogiques
- Éditer les conventions et les transmettre aux établissements receveurs, en assurer le suivi
- Veiller à la réactualisation de l'outil de suivi des lieux de stage et de leur capacitaire
Suivi des étudiants :
- Enregistrer les inscriptions au DEI
- Actualiser le thrombinoscope
- Organiser la logistique de la remise des résultats au DEI
- Organiser la logistique de la remise des TFE
- Pour la CAC : Préparer les dossiers
* Diplôme(s) professionnel(s) :
Minimum BEP secrétariat
* Compétences requises :
- Maitrise expression écrite et orale ainsi que des techniques d'accueil
- Maitrise outil informatique : Word, Excel, PPT, Outlook
- Bonne connaissance des plateformes d'enseignement à distance (Zoom, Teams.)
* Qualités requises :
- Avoir des aptitudes relationnelles
- Être rigoureux et organisé
- Être respectueux des règles de confidentialité
- Avoir un esprit d'initiative
- Savoir rendre compte
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir prioriser et anticiper les activités
25 CA / an
Bornes horaires /amplitudes : entre 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi
Contrat Durée Déterminée - 35h / semaine
8h30- 17h ou 8h-16H30 (à déterminer)
Horaires de travail pouvant être modifiés selon activité de l'institut, des évènements et des concours
Si l'antenne IFSI se trouve dans les locaux des facultés de médecine et de pharmacie, le personnel rattaché à l'IFSI dépend du Centre Hospitalier de Haute Corrèze.
