Secrétaire

Appuis Kaligone accueille principalement des jeunes en attente d'une orientation dans les dispositifs de la protection de l'enfance ainsi que des personnes se déclarant MNA, en attente de l'évaluation de leur situation par l'Aide Sociale à l'Enfance.
Présentation du poste : Inscrit dans les valeurs d' APPUIS, sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'Association, du Directeur du Dispositif Enfance et Parentalité et du Chef de service, le/la Secrétaire est le pivot administratif de l'équipe pluridisciplinaire, en interface directe avec les partenaires et commanditaires mais également avec l'ensemble des services supports de l'association. Son action est essentielle au bon fonctionnement du service et à la qualité de ses prestations.
1. Accueillir, Informer et Organiser
- Accueillir physiquement et téléphoniquement
- Recueil des informations pour orienter le public vers le bon interlocuteur de l'équipe
- Planifier et Organiser des rendez-vous, des réunions ou des déplacements
2. Gérer le volet administratif de l'accompagnement du public
- Finaliser les différents écrits produits par l'équipe et les transmettre au bon interlocuteur après validation
- Actualiser les dossiers physiques et numériques des résidents
- Préparation de courriers, dossiers à destination de partenaires, fournisseurs ou des autorités
- Créer les outils et trames utilisés par l'équipe, les actualiser pour les mettre en conformité avec la charte graphique associative
- Actualiser l'affichage légal destiné aux résidents et aux salariés
3. Participer au suivi financier du service
- Suivre l'utilisation de la caisse du service et préparer les commandes de fond, saisie des dépenses dans le logiciel dédié, compilation et transmission des justificatifs comptables
- Préparer les pécules en numéraire destinés aux résidents et transmettre les ordres de virement au service comptabilité
- Préparer et transmettre (utilisation de Chorus Pro) les facturations émises par le service
- Commande de matériel et demande de devis auprès de fournisseurs
- Vérifier et suivre la validation des factures entrantes
- Collaborer étroitement avec le service comptabilité pour garantir la bonne imputation des dépenses
4. Contribuer au suivi de l'activité du service
- Actualiser les différents outils de suivi de l'activité (tableaux de bord)
- Extraire et compiler les données quantitatives nécessaire à l'élaboration des rapports d'activité
- Formaliser les rapports d'activité
- Vérifier l'actualisation régulière des informations enregistrées sur l'intranet
- Participer au suivi des stocks de matériel professionnel ou à destination des résidents
MISSIONS SPECIFIQUES / SPECIFICITES DU POSTE :
Membre à part entière de l'équipe pluridisciplinaire, le secrétaire participe à l'accueil des nouveaux résidents et à leur installation. Il assure une présence adulte rassurante et à l'écoute de leurs besoins. Le secrétaire peut également participer aux actions éducatives collectives dans son champ de compétence. Sur le plan individuel, il soutient ponctuellement les résidents pour des actes administratifs simples en complémentarité avec les éducateurs.
Savoirs et Savoir-faire nécessaires pour la fonction :
- Savoir communiquer et adapter sa communication en fonction de l'interlocuteur
- Avoir une excellente maitrise de l'outil informatique et des logiciels courants de bureautique
- Savoir anticiper et prioriser ses tâches
- Connaissances de base en comptabilité
Savoir-être :
- Etre loyal
- Avoir de bonnes capacités relationnelles, être à l'écoute
- Etre ouvert aux différences culturelles
- Etre rigoureux
- Etre curieux et créatif
Formation : Bac Professionnel Gestion Administration ou Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou BTS Gestion de la PME ou services et prestations des secteurs sanitaire et social.Expérience dans le secteur social en protection de l'enfance souhaitée