Secrétaire

Vos missions principales :
- L'accueil physique et téléphonique
- La transmission des informations
- La gestion générale du secrétariat
- La gestion administrative des logements
- La gestion administrative des services techniques
- La tenue des caisses

Exemple de taches :
- Accueillir les personnes et identifier leurs demandes afin de les orienter vers un référent social, vers l'accueil de jour.

- Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques. Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées.
- Gérer le courrier et les mails du secrétariat

- Etablir les dossiers administratifs d'entrée des personnes hébergées (informatique et support papier)
- Effectuer la frappe et la mise en forme de documents : livret d'accueil, plaquettes, documents d'accueil, courriers, notes, rapports, .
- Etablir différents tableaux de bord pour les statistiques en lien avec la direction
- Saisir les informations dans SI-SIAO (logiciels de gestion des accueils et refus CHRS)

- Gérer le suivi des loyers, participations financières, cautions, factures, quittances.
- Effectuer mensuellement les appels de loyers et les demandes de participations financières. Tenir à jour les tableaux annuels de suivi loyers et de cautions.
- Mettre à jour les tableaux récapitulatifs pour les différents bailleurs sociaux (Dynacité, Semcoda, ICF.)
- Toute autre démarche administrative relative à la gestion du parc de logement
- Participer au suivi des assurances des logements

- Effectuer le secrétariat des services techniques, assurer un soutien pour la planification des interventions, faire le lien avec la comptabilité

- Tenir les caisses

- Assurer la liaison avec certains fournisseurs
- Gérer les commandes de fournitures de bureau + stock

Orsac Hébergement et Insertion (OHI) est un établissement de l'association ORSAC. L'établissement héberge ou loge des personnes isolées ou en famille n'ayant pas de domicile.

Le/la secrétariat réalise l'accueil téléphonique et physique des personnes (personnes hébergées, partenaires, fournisseurs, demandeurs dans le cadre de l'accueil de jour...). Il/elle diffuse les informations auprès des professionnels de l'établissement des institutions et des différents partenaires. Il/elle assure la gestion générale du secrétariat. Il/elle effectue la gestion administrative du service, notamment des logements.

Sous la responsabilité de la direction de l'établissement, vous travaillez en lien avec l'ensemble des professionnels (travailleurs sociaux, services techniques, comptabilité, direction).

Caractéristiques du poste :
Lieu de travail Ambérieu-en-Bugey.
Poste à pourvoir à partir de janvier 2025 dans le cadre d'un remplacement - CDD
Planning du lundi au vendredi de 8H30 à 12H et de 13H30 à 17H.
Rémunération selon les « accords collectifs CHRS » NEXEM. A partir de 2 040 € brut ou déterminé selon expérience et ancienneté.

Profil
Ce poste est accessible à un/une candidat(e) titulaire d'un bac ou BTS, avec une expérience souhaitée dans ce secteur d'activité.

- Bureautique et informatique
- Communication écrite et orale
- Notion de comptabilité, gestion
- Sens de l'organisation, planification
- Qualités relationnelles, de travail en équipe
- Capacité à travailler auprès d'un public précaire