Secrétaire

DEFINITION DU POSTE :
Organiser pour un responsable hiérarchique ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.)

Les activités du métier et du poste
- Accueil téléphonique et physique des usagers
- Collaboration - gestion administrative liée aux activités de la Direction
- Gestion planning
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des réunions de direction
Collaboration-gestion administrative liée aux activités de formation
- Gestion administrative des dossiers des apprenants
- Gestion administrative des stages
- Gestion des instances des réunions
- Gestion des bases de données, des archives et des procédures administratives.
Participation à la gestion budgétaire des instituts
Participation à la gestion des parcours des apprenants
- Accidents de travail
- Attestations de présence
Participation à la démarche qualité
Communication


Les compétences requises

SAVOIRS
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Avoir des connaissances en droit hospitalier
- Avoir des connaissances en termes de communication et de relations interpersonnelles
- Connaitre les principes de la T2A
- Connaitre la règlementation, les protocoles et les procédures en vigueur dans l'établissement
- Connaitre les principes du système qualité
- Terminologie pédagogique
- Règlementation


SAVOIRS FAIRE
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports relatifs à son domaine de compétences
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler sur informatique en utilisant les différents outils bureautiques, les outils d-de communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes
- Définir, utiliser et adapter un plan de classement et d'archivage
- Maîtrise de la prise de note
- Maîtrise de la communication
- Maîtrise des logiciels informatiques et métiers


SAVOIRS ETRE
- Rigueur
- Discrétion professionnelle et secret professionnel
- Tact et diplomatie, maîtrise de soi
- Ponctualité
- Tenue générale soignée
- Facilité et clarté d'expression
- Esprit d'initiative
- Anticipation

Horaires
Le temps de travail est annualisé sur la base de l'accord local conclu en 2002 pour la réduction du temps de travail

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
- Internes : direction, équipe pédagogique, agents des services hospitaliers de l'IFMS, documentaliste
- Externes : intervenants extérieurs, terrains de stage, pôle emploi, Conseil Régional, ARS, DREETS, public, trésorerie générale, organismes financeurs, employeurs

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Directeur des instituts de formation : M Ravaux
Cadre supérieur de santé : A Bourlange

CONDITIONS D'EXERCICE
Conditions particulières d'exercice : congés pendant les fermetures de l'IFMS, amplitude horaires à assurer au sein de l'équipe de secrétaire.
Expérience conseillée : En centre de formation ou secrétariat de direction.