Secrétaire

Vous traiterez et organiserez l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction fonctionnelle ou d'un directeur d'établissement.

Activités principales :
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Accueil physique et prise en charge des usagers
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Préparation et suivi des dossiers
- Organisation des réunions internes et gestions des salles de réunion
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Reproduction de documents
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

Relations professionnelles les plus fréquentes:
- Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
- Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et de la demande d'informations
- Usagers et fournisseurs pour transmission d'informations

Savoir-faire requis:
- Utiliser les outils bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...)
- Travailler en équipe
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Définir un plan de classement

CDD un mois renouvelable