Secrétaire

Le / la Secrétaire organise, pour un établissement ou service, le traitement et la circulation de l'information, la gestion logistique, la mise en œuvre des actes administratifs courants et l'application des procédures. Il / Elle assure l'accueil physique et téléphonique.

Missions principales :
1) Assure la gestion de l'administration et de la communication
- Traite et rédige les courriers et compte-rendu et en assure sa diffusion et toute communication écrite et orale
-Administre les dossiers, notamment ceux des personnes accueillies
-Administre et tient à jour les registres de l'établissement, les outils et tableaux de bords partagés (ex : paiement, alimentation, formation)
-Assure le suivi et l'administration des effectifs accueillis, en lien avec les organismes financeurs et décideurs, et plateformes concernés

2) Participe à la gestion budgétaire
-Met en œuvre les procédures comptables liées à la facturation et au paiement
-Peut gérer et vérifier les caisses

3) Participe à la gestion RH
-Participe à la gestion administrative de l'embauche (ex : DPAE, contrats de travail)
-Participe à l'administration du suivi médical des salariés
-Alimente des tableaux de suivi partagés relatifs aux éléments variables de paye (ex : repas, congés, absences.)
-Administre et tient à jour les registres obligatoires (ex : registre du personnel, des accidents de travail)

4) Accueille et participe à la gestion logistique
-Assure l'accueil physique et téléphonique de l'établissement ou du service, dans la rigueur et la convivialité en fonction des situations
-Participe à la planification des rendez-vous et événements
-Recherche des fournisseurs pour achat, réparation et/ou prestations, passe et réceptionne les commandes