Secrétaire

L'institut de formation Croix-Rouge Compétence PACAC, situé au : Parc Eiffel des Aygalades - Bâtiment l'Olivier - 35, boulevard du Capitaine Gèze - 13014 Marseille, dispense les formations suivantes :
Formation préparant au diplôme d'état d'infirmier
Formation préparant au diplôme d'état d'Aide-soignant
Formation préparant au diplôme d'état d'Auxiliaire de Puériculture.
Parcours d'accompagnement à la réussite à l'entrée en Formation (DEAS/DEAP/IDE)

C'est au sein L'institut de formation Croix-Rouge Compétence PACAC - Site de Marseille que nous recrutons :
Un(e) Secrétaire Assistant(e) Pédagogique H/F
CDD Temps plein
Vous rejoindrez une équipe pour qui l'entraide et le partage sont présents au quotidien !

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Les missions :

- COLLECTER ET TRAITER LES DEMANDES D'INFORMATION
Assurer le traitement et le suivi de dossiers qui lui sont confiés et dont il tient régulièrement informé son supérieur
Accueil physique et téléphonique des étudiants

- ASSURER DES TRAVAUX DE SAISIE ET DE MISE EN FORME DE DOCUMENTS
Collecte, saisie et transmission des informations, selon le calendrier prévisionnel, aux autorités compétentes
Renseigner les dossiers apprentissages
Renseigner les dossiers de demandes d'aide aux financements ; préparations des devis, établissement des conventions
Etablissement et distribution des attestations et certificats de scolarité
Saisie détaillée des plannings, des modifications d'emploi du temps et communication aux étudiants
Saisie et suivi des déclarations d'accident de travail
Mise en forme des documents en lien avec les évaluations, le contrôle continu, les certifications.

- GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE DU SERVICE
Organisation et planification des démarches administratives de pré-rentrée avec l'équipe pédagogique et les différents partenaires
Gestion administrative des étudiants en soins infirmiers de l'entrée en formation jusqu'à la sortie
Saisie des informations relatives au dossier administratif dans les logiciels dédiés à cet effet
Envoi de la circulaire de rentrée après validation de la Direction
Constitution des listes des étudiants et envoi des listes définitives aux autorités compétentes
Transmission à l'université des listes et des mouvements des étudiants par promotion
Réception et distribution des certificats de scolarité et des cartes universitaires
Commande et distribution de cartes étudiants IFSI
Mise en forme et affichage des plannings, suivi et envoi aux étudiants en parcours individualisés
Établissement des états de présence et suivi des absences, transmission aux services internes et/ou externes selon le statut de l'étudiant
Réaliser les tableaux de bord permettant le suivi technique et/ou financier de l'activité
Participer au développement de la démarche qualité
Appliquer des procédures et méthodes administratives y compris informatiques
Participation à l'élaboration des livrets de formation

- ASSURER LE CLASSEMENT ET L'ARCHIVAGE DES DOSSIERS
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Vous êtes placé(e) sous l'autorité directe du Responsable Pédagogique.

Diplômes & expérience exigés : BTS « assistant de gestion » ou « assistant de direction »

Savoirs :
Maîtrise du référentiel Infirmier ;
Maîtrise rédactionnelle ;
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
Maîtrise des logiciels de gestion de scolarité et concours Winifsi ;

Savoirs faire techniques :
Faire preuve de réactivité, d'initiative et d'anticipation ;
Faire preuve de rigueur et d'organisation ;
Etre capable d'appliquer la règlementation ;
Être capable de contrôle ;
Etre capable de gérer les priorités et les conflits ;

Savoirs faire relationnels :
Aptitude à la communication écrite et orale ;
Faire preuve d'écoute et de disponibilité ;
Capacité à travailler en autonomie et en équipe ;
Faire preuve de discrétion ;
Secret professionnel
Faire preuve de discernement ;
Maitrise de soi ;
Impartialité ;
Objectivité.