Secrétaire

L'association ESPOIR CFDJ est une association Loi 1901, reconnue d'utilité publique, adhérente aux principes de laïcité, dont les actions sont fondées sur le respect des convictions et de la dignité humaine. Elle intervient dans le champ de la protection de l'enfance, l'aide sociale et l'éducation en direction des familles et des enfants. L'association est Présidée par Jean-Pierre Rosenczveig. Riche de ses 470 salariés, elle intervient dans 27 services en Ile-de-France.

Le Service Accueil Orientation Hébergement (SAOH) et le Service d'Accueil Familial d'Espoir (SAFE) recrute :

1 secrétaire confirmée (H/F)

CDI temps complet
Convention collective nationale 66
Salaire brut annuel : Selon l'expérience
Expérience : fortement recommandée
Diplôme : Titulaire d'un diplôme dans la gestion administrative
Service concerné : Accueil Orientation et Hébergement et Accueil Familiale d'Espoir
Lieu de travail : Ivry sur Seine (94)
Travail en journée / 35 heures

DESCRIPTIF DU POSTE
Sous l'autorité des Chefs de service, le secrétaire prend en charge l'ensemble des missions qui relèvent de son périmètre, à savoir, assister l'équipe de direction en matière de tâches administratives et de secrétariat (saisie et mise en forme de documents, assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accueillies et correspondants des services, mise en œuvre des outils de gestion en lien avec les équipes, réaliser des travaux de bureautiques et statistiques) et diverses actions transversales.

Activités et missions :
Secrétariat
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public,
Affranchissement et envoi du courrier,
Récupérer le courrier dans la boîte aux lettres et le distribuer aux personnes concernées,
Effectuer les commandes de fournitures de bureau et produits d'entretien.

Administratif
Assurer la mise en forme des courriers, rédiger les comptes rendus de réunions et divers courriers,
Rappeler aux chefs de service les différentes échéances de renouvellement ou fin de prise en charge pour les 5 dispositifs,
Répondre aux enquêtes des financeurs en lien avec les chefs de service,
Envoyer le tableau Excel « file active » à la DRIHL,
Préparer les éléments pour les rapports d'activités à envoyer aux travailleurs sociaux, et, réunir les informations concernant les dispositifs : Fond Solidarité Habitat (FSH) - Centre d'Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS) - Centres d'Hébergement d'Urgence (CHU) - Service d'Accueil Familiale d'Espoir (SAFE 94).

Gestion
Tenir à jour les tableaux Excel des personnes hébergées et établir les statistiques dans le cadre des dispositifs,
Reporting des participations financières des personnes hébergées sur Excel de chaque dispositif,
Gestion des dossiers sinistres en lien avec la MAIF (appartements),
Gestion des contrats EDF-GDF des appartements : ouvertures, fermetures,
Gestion des contrôles annuels - chaudières.

Profil :
Vous justifiez d'un diplôme dans la gestion administrative et avez de l'expérience dans ce domaine. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques qui feront partie intégrante dans votre travail. Vous savez travailler en équipe et respecter le secret professionnel.
Nous recherchons une personne engagée, motivée et force de proposition.

Les qualités requises :
Organisation et gestion des priorités,
Capacité à comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants,
Qualités rédactionnelles,
Sens du contact et du service,
Modalités d'accueil,
Gestion du stress,
Sens relationnel (disponibilité, patience, écoute et empathie),
Gestion et suivi des procédures,
Organisé,
Rigoureux,
Sens de l'organisation et de la planification,
Autonomie,
Initiatives.

Les candidatures sont à adresser à l'attention de Madame Charif Oumelkhir, Cheffe de Service exclusivement par email à :
charifoumelkhir@espoir-cfdj.fr