informations générales
Bouches-du-Rhône
Le/La secrétaire administratif (ve) accueille physiquement et téléphoniquement les publics sollicitant les services de l'organisme. Il/Elle réalise des travaux de dactylographie à la demande de la direction et assure le traitement administratif ainsi que le suivi des dossiers relatifs aux parcours des personnes accueillies en formation à EANIS (Région, France Travail, Organismes de prise en charge des formations...). Le/La secrétaire est également responsable des tâches administratives quotidiennes : gestion du courrier, classement, archivage, commandes de fournitures, etc..
MISSIONS
Accueil et Communication :
- Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques.
- Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
- Réaliser et micro-éditer des documents de communication.
Dactylographie :
- Frapper, mettre en page et éditer des documents.
Organisation :
- Éditer des listes de stagiaires.
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
- Éditer et afficher les plannings.
- Archiver les dossiers classés.
- Commander des fournitures de bureau.
- Suivre le cahier des messages interne.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets.
Gestion des dossiers administratifs des stagiaires :
- Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés.
- Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
- Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires.
- Tenir les tableaux de notes.
- Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution.
- Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies.
- Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Compétences Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Maîtrise de l'orthographe.
- Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement.
Qualités Personnelles :
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Bon relationnel et capacité d'accueil.
- Polyvalence et autonomie.
- Discrétion et respect de la confidentialité
Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.
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Accueil et Communication :
- Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques.
- Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
- Réaliser et micro-éditer des documents de communication.
Dactylographie :
- Frapper, mettre en page et éditer des documents.
Organisation :
- Éditer des listes de stagiaires.
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
- Éditer et afficher les plannings.
- Archiver les dossiers classés.
- Commander des fournitures de bureau.
- Suivre le cahier des messages interne.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets.
Gestion des dossiers administratifs des stagiaires :
- Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés.
- Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
- Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires.
- Tenir les tableaux de notes.
- Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution.
- Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies.
- Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Compétences Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Maîtrise de l'orthographe.
- Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement.
Qualités Personnelles :
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Bon relationnel et capacité d'accueil.
- Polyvalence et autonomie.
- Discrétion et respect de la confidentialité
Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.
