informations générales
Placé (e) sous l'autorité hiérarchique du Responsable de l'ADA, l'Assistant administratif prend en charge, de manière polyvalente, au sein de l'ADA les missions administratives et la logistique du service dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur et dans un environnement informatisé.
1- Assister le Responsable de l'A.D.A. dans l'exécution de ses missions :
- Analyser l'ensemble des informations (courriers, accueil, téléphone...) qui transitent par le secrétariat
- Alerter le Chef de l'A.D.A. sur les points nécessitant une attention particulière de sa part
- Proposer des écrits professionnels (courriers, comptes-rendus...) à la validation du Chef de l'A.D.A.
- Assurer, en l'absence du Chef de l'A.D.A., la continuité des dossiers (relance, respect des échéances, ...)
- Assurer, sur délégation du Chef de l'A.D.A, des missions particulières (être le relais ressources humaines...)
2- Effectuer le secrétariat de l'A.D.A.
- Assurer l'accueil, l'information des usagers
- Gérer l'agenda et le courrier (traitement, diffusion, suivi, etc...)
- Rédiger des écrits professionnels (courriers, rapports et comptes-rendus divers)
- Concevoir des outils de suivi divers (tableaux de bord...)
- Instruire les dossiers administratifs (gestion du personnel : accidents du travail, titularisation...)
3- Garantir le lien entre l'A.D.A, les services du Département et les agents
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des agents
- Relayer les sollicitations des agents auprès du Chef de l'A.D.A.
- Apporter conseil et suivi auprès de l'ensemble des agents de l'A.D.A. concernant la formation, le déroulement de carrière, etc...
- Assurer le suivi (via les logiciels) des déplacements, congés, absences, heures supplémentaires, etc...
- Participer à certaines réunions avec les directions fonctionnelles
4- Assurer le traitement comptable des activités opérationnelles du service
- Organiser les consultations d'achat public
- Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables
- Saisir les engagements et mandatements
- Assurer les relations avec les entreprises et les agents des services chargés des opérations
- Assurer le suivi du budget
5- Assurer la logistique et l'intendance de l'A.DA
- Traiter les besoins matériels recensés auprès des agents (notamment E.P.I. (équipement de protection individuelle), trousses de secours etc...)
- Gérer le fonctionnement de l'A.D.A. : achat de petit matériel, fuel, maintenance des équipements informatiques et bureautiques
- Gérer les lignes budgétaires
- Créer et mettre à jour les tableaux de bord de l'agence
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ATTENDUES :
Connaissances professionnelles : Principes fondamentaux de la commande publique, Inventaire, classement administratif, Règles de la rédaction administrative
Compétences professionnelles : Maitrise des logiciels de Messagerie, Excel, Word, Capacité d'initiative, Accueil du public, Qualités rédactionnelles, Maitrise des techniques de secrétariat, Capacité à travailler en équipe
Attitudes professionnelles : Discrétion, Méthode, Sens des relations publiques, Rigueur
CONDITIONS SPÉCIFIQUES : Titulaire du permis B. Véhicule personnel
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire. Droits 25 jours de congés + jours RTT selon organisation du temps de travail. Possibilité de télétravail. CET monétisable. Tickets restaurant. Chèques vacances. Participation prévoyance. Participation aux frais de transports en commun. Amicale du personnel.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1- Assister le Responsable de l'A.D.A. dans l'exécution de ses missions :
- Analyser l'ensemble des informations (courriers, accueil, téléphone...) qui transitent par le secrétariat
- Alerter le Chef de l'A.D.A. sur les points nécessitant une attention particulière de sa part
- Proposer des écrits professionnels (courriers, comptes-rendus...) à la validation du Chef de l'A.D.A.
- Assurer, en l'absence du Chef de l'A.D.A., la continuité des dossiers (relance, respect des échéances, ...)
- Assurer, sur délégation du Chef de l'A.D.A, des missions particulières (être le relais ressources humaines...)
2- Effectuer le secrétariat de l'A.D.A.
- Assurer l'accueil, l'information des usagers
- Gérer l'agenda et le courrier (traitement, diffusion, suivi, etc...)
- Rédiger des écrits professionnels (courriers, rapports et comptes-rendus divers)
- Concevoir des outils de suivi divers (tableaux de bord...)
- Instruire les dossiers administratifs (gestion du personnel : accidents du travail, titularisation...)
3- Garantir le lien entre l'A.D.A, les services du Département et les agents
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des agents
- Relayer les sollicitations des agents auprès du Chef de l'A.D.A.
- Apporter conseil et suivi auprès de l'ensemble des agents de l'A.D.A. concernant la formation, le déroulement de carrière, etc...
- Assurer le suivi (via les logiciels) des déplacements, congés, absences, heures supplémentaires, etc...
- Participer à certaines réunions avec les directions fonctionnelles
4- Assurer le traitement comptable des activités opérationnelles du service
- Organiser les consultations d'achat public
- Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables
- Saisir les engagements et mandatements
- Assurer les relations avec les entreprises et les agents des services chargés des opérations
- Assurer le suivi du budget
5- Assurer la logistique et l'intendance de l'A.DA
- Traiter les besoins matériels recensés auprès des agents (notamment E.P.I. (équipement de protection individuelle), trousses de secours etc...)
- Gérer le fonctionnement de l'A.D.A. : achat de petit matériel, fuel, maintenance des équipements informatiques et bureautiques
- Gérer les lignes budgétaires
- Créer et mettre à jour les tableaux de bord de l'agence
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ATTENDUES :
Connaissances professionnelles : Principes fondamentaux de la commande publique, Inventaire, classement administratif, Règles de la rédaction administrative
Compétences professionnelles : Maitrise des logiciels de Messagerie, Excel, Word, Capacité d'initiative, Accueil du public, Qualités rédactionnelles, Maitrise des techniques de secrétariat, Capacité à travailler en équipe
Attitudes professionnelles : Discrétion, Méthode, Sens des relations publiques, Rigueur
CONDITIONS SPÉCIFIQUES : Titulaire du permis B. Véhicule personnel
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire. Droits 25 jours de congés + jours RTT selon organisation du temps de travail. Possibilité de télétravail. CET monétisable. Tickets restaurant. Chèques vacances. Participation prévoyance. Participation aux frais de transports en commun. Amicale du personnel.
