informations générales
Bandol
Secrétariat général :
- Accueil physique et téléphonique de l'agence
- Secrétariat courant : gestion des courriers, classement et archivage des documents, gestion de l'agenda du dirigeant, organisation et réservations des déplacements, .
- Suivi contrats, commandes des fournisseurs (téléphonie, informatique et bureautique, télécommunications, etc)
- Suivi entretien, maintenance (toute la logistique de l'agence)
Secrétariat technique et administratif :
- Gestion administrative des appels d'offres phase concours (honoraires, acte d'engagement, documents contractuels de marché de Maîtrise d'Oeuvre, etc)
- Rédaction des contrats de Maîtrise d'oeuvre, avenants et déclaration de sous-traitance (DC4), dépôts de documents dématérialisés
- Gestion des assurances de l'agence (déclarations auprès de la Mutuelle des Architectes Français, déclarations sinistres, etc.) et de son dirigeant
- Gestion des contrats d'édition et des droits d'auteurs
- Gestion administrative des stagiaires
- Facturation d'honoraires divers
Liste non exhaustive.
Expérience dans un poste similaire : 3 ans minimum, de préférence au sein d'un cabinet d'architecture, d'un Bureau d'Etudes Techniques, ou d'une entreprise de BTP
Formation et compétences requises : Bac+2 (type BTS Secrétariat, Assistante gestion PME/PMI) - Maîtrise Pack Office (Word/Excel/Outlook) - la suite Adobe serait un plus, bonne orthographe, connaissance des marchés publics appréciée
Vous êtes polyvalent(e), réactif(ve), organisé(e) ; vous avez un bon sens du relationnel et faite preuve d'une grande adaptabilité ; vous avez la capacité de réaliser plusieurs tâches simultanément.
Avantages : Tickets Restaurants, mutuelle d'entreprise
Poste à pourvoir immédiatement
Envoyer cv et lettre de motivation par mail (insérer les deux docs dans le même pdf)