Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente

Dans le cadre d'un contrat en apprentissage, vous serez amené(e) à travailler en autonomie, à prendre en charge toutes les tâches administratives, de la gestion des communications de bureau à la tenue de la comptabilité en passant par l'administration du personnel.
Votre principale responsabilité consistera à fournir une assistance à votre hiérarchie.

Vos activités principales seront:

- la gestion administrative:
- Traiter les courriers et e-mails entrants et sortants
- Organiser et assurer le classement des documents administratifs
- Préparer et suivre les devis pour les formations proposées
- Assurer le suivi et l'archivage des dossiers des stagiaires et formateurs
- Mettre à jour les bases de données et les plannings
- Etablir les factures
- Assurer le lien avec les financeurs
- Assurer la procédure sur Kairos ou autre logiciel de gestion des formations
- Assurer les missions d'interface auprès de la structure

- l'accueil et communication:
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
- Accueillir les visiteurs, stagiaires et formateurs et les orienter
- Informer les stagiaires et partenaires sur les formations proposées

- Support à la gestion des formations
- Participer à la préparation des sessions de formation (montage des dossiers, salles, supports pédagogiques, convocations)
- Assurer le suivi administratif des inscriptions et des conventions de formation
- Préparer les attestations et documents de fin de formation
- Contribuer à l'évaluation des apprenants en amont, pendant et à posteriori