informations générales
Orvault
Au sein d'une PME familiale spécialisée depuis plus de 30 ans dans la préparation esthétique et le stockage de véhicules neufs et occasions, vous occupez le poste de SECRETAIRE POLYVLENT/E.
Sous la direction du gérant et en collaboration avec les référents des sites de l'entreprise, vous êtes en liant constant avec l'ensemble de nos clients et de nos collaborateurs.
Vous êtes garant-e de la bonne transmission des informations, essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise.
Le respect des process et votre rigueur seront déterminant dans votre réussite et votre épanouissement à ce poste.
Vos missions principales
- Gestion de la boite mails et des demandes clients (traitement, transmission, réponse, archivage)
- Transmission et mises à jour des plannings et demandes client pour l'atelier
- Saisie quotidienne des plannings d'activités réalisés des sites dans l'outil informatique
- Facturation selon les différents process (unitaire, hebdo, bi mensuelle, mensuelle)
- Saisie et suivi des devis clients particuliers ou hors contrat
- Suivi RH de 1er niveau (transmission d'information, classement dans les dossiers du personnel par exemple)
- Gestion du courrier « arrivée » et transmission aux bons interlocuteurs
- Rédaction et envoie de courriers simples
- Transmission des bon de transport aux clients
- Être « référent » pour les deux sites Clients
- Classement et archivage
Vos missions principales
- Mise à jour du tableau de suivi quotidien du personnel (Absence, CA)
- Mise à jour des plannings de présence du samedi (3 sites)
- Transmissions des informations et document aux bons interlocuteurs
- Suivi des dossiers quotidiens
- Tâche de secrétariat à la demande (planning congé par exemple)
- Mettre à disposition de l'équipe les documents vierges nécessaire à l'activité (planning, fiche de contrôle, feuille préalable devis, fiche de rdv, feuille de commande interne ..)
- Contact fournisseurs - suivi des passages et réceptions de commande
- Transmissions des besoins INTERIM aux partenaires
- Contact clients, prise de rendez-vous
- Export des statistiques du logiciel au besoin
Poste évolutif dans le temps en fonction de vos compétences et souhaits avec notamment
- Participation active au recrutement des préparateurs (entretien recrutement)
- Préparation des dossiers des nouveaux arrivants (DPAE, contrat de travail, prise rdv visite médicale.)
- Suivi RH des collaborateurs
- Suivi des contrats fournisseurs de l'entreprise (ex : contrat énergie, assurance..)
- Participation à l'élaboration des propositions tarifaires commerciales
Nous apprécierons votre maitrise du Pack Office (Word, Outlook) Utilisation simple : Excel
Bonne rédaction en français
Bonne présentation et aisance téléphonique
Poste du Lundi au Vendredi - Base 35h00
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la direction du gérant et en collaboration avec les référents des sites de l'entreprise, vous êtes en liant constant avec l'ensemble de nos clients et de nos collaborateurs.
Vous êtes garant-e de la bonne transmission des informations, essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise.
Le respect des process et votre rigueur seront déterminant dans votre réussite et votre épanouissement à ce poste.
Vos missions principales
- Gestion de la boite mails et des demandes clients (traitement, transmission, réponse, archivage)
- Transmission et mises à jour des plannings et demandes client pour l'atelier
- Saisie quotidienne des plannings d'activités réalisés des sites dans l'outil informatique
- Facturation selon les différents process (unitaire, hebdo, bi mensuelle, mensuelle)
- Saisie et suivi des devis clients particuliers ou hors contrat
- Suivi RH de 1er niveau (transmission d'information, classement dans les dossiers du personnel par exemple)
- Gestion du courrier « arrivée » et transmission aux bons interlocuteurs
- Rédaction et envoie de courriers simples
- Transmission des bon de transport aux clients
- Être « référent » pour les deux sites Clients
- Classement et archivage
Vos missions principales
- Mise à jour du tableau de suivi quotidien du personnel (Absence, CA)
- Mise à jour des plannings de présence du samedi (3 sites)
- Transmissions des informations et document aux bons interlocuteurs
- Suivi des dossiers quotidiens
- Tâche de secrétariat à la demande (planning congé par exemple)
- Mettre à disposition de l'équipe les documents vierges nécessaire à l'activité (planning, fiche de contrôle, feuille préalable devis, fiche de rdv, feuille de commande interne ..)
- Contact fournisseurs - suivi des passages et réceptions de commande
- Transmissions des besoins INTERIM aux partenaires
- Contact clients, prise de rendez-vous
- Export des statistiques du logiciel au besoin
Poste évolutif dans le temps en fonction de vos compétences et souhaits avec notamment
- Participation active au recrutement des préparateurs (entretien recrutement)
- Préparation des dossiers des nouveaux arrivants (DPAE, contrat de travail, prise rdv visite médicale.)
- Suivi RH des collaborateurs
- Suivi des contrats fournisseurs de l'entreprise (ex : contrat énergie, assurance..)
- Participation à l'élaboration des propositions tarifaires commerciales
Nous apprécierons votre maitrise du Pack Office (Word, Outlook) Utilisation simple : Excel
Bonne rédaction en français
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Poste du Lundi au Vendredi - Base 35h00
