informations générales
Valence
Sous l'autorité de la directrice du CIDFF et dans le respect de la plus stricte confidentialité des travaux qui lui sont confiés le directeur adjoint H/F aura pour mission de :
- S'approprier et utiliser les outils statistiques du réseau
- Faire remonter les problématiques spécifiques au public rencontré
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie (organisation, partenariats .)
- Apporter les éléments nécessaires au suivi et au bilan de son activité
- Faire évoluer ses connaissances et ses pratiques professionnelles en fonction des évolutions de l'activité du CIDFF
- Il-elle pourra également assurer les missions de chargé-e d'accueil
- Assurer des tâches administratives pour le compte d'un ou plusieurs pôles et de la direction
- Assister le service comptable.
- Etre vigilant-e à la démarche d'égalité femmes hommes au regard de l'approche par le genre
- Assurer le premier accueil physique et téléphonique du public
- Assurer l'interface entre le public et les professionnel-le-s de la structure.
Activités principales :
- Assister l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning,
organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, ...).
- Exécuter différentes tâches de secrétariat pour les pôles et la direction
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Gérer la diffusion à l'interne et/ou à l'externe des outils de communication
- Identifier, permettre le lien et orienter les partenaires vers la direction et les responsables de pôle
Activités principales :
- Assurer les tâches de secrétariat selon les procédures administratives définies
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
- Rédiger et mettre à jour les documents de communication à destination du public ou des partenaires (plaquettes, affiches, site internet .)
- Gérer les bases de données et leur mise à jour
- Assurer la gestion du courrier (départ, arrivée, mails, fax .)
- Assurer la gestion des stocks de fournitures
- Gérer les plannings d'occupation des salles, bureaux, et matériel
- Contribuer à l'organisation des déplacements, des manifestations évènementielles, des réunions
- Gérer les statistiques
Compétences de base :
- Etre capable de mémoriser les informations à analyser et à transmettre
- Maitriser les bases comptables
- Maitriser les techniques de communication et de relation à la personne
- Maitriser l'outil informatique, les outils bureautiques, Pack Office.
- Respecter la confidentialité
- Connaître le réseau partenarial
- Posséder un bon niveau d'orthographe, des qualités rédactionnelles et une réelle capacité de synthèse pour rédiger des notes, des comptes rendus, des bilans
Compétences spécifiques :
- Connaître, repérer les mécanismes de l'égalité entre les femmes et les hommes et adapter sa pratique
- Maitriser la réalisation d'outils de communication
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers
- Pouvoir rédiger au regard des éléments fournis un bilan ou rapport d'activité
- Connaître les obligations statutaires et assurer les obligations légales (tenue des registres, classement des comptes rendus de CA et AG, publications des modifications statutaires, gestion des documents officiels)
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- S'approprier et utiliser les outils statistiques du réseau
- Faire remonter les problématiques spécifiques au public rencontré
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie (organisation, partenariats .)
- Apporter les éléments nécessaires au suivi et au bilan de son activité
- Faire évoluer ses connaissances et ses pratiques professionnelles en fonction des évolutions de l'activité du CIDFF
- Il-elle pourra également assurer les missions de chargé-e d'accueil
- Assurer des tâches administratives pour le compte d'un ou plusieurs pôles et de la direction
- Assister le service comptable.
- Etre vigilant-e à la démarche d'égalité femmes hommes au regard de l'approche par le genre
- Assurer le premier accueil physique et téléphonique du public
- Assurer l'interface entre le public et les professionnel-le-s de la structure.
Activités principales :
- Assister l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning,
organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, ...).
- Exécuter différentes tâches de secrétariat pour les pôles et la direction
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Gérer la diffusion à l'interne et/ou à l'externe des outils de communication
- Identifier, permettre le lien et orienter les partenaires vers la direction et les responsables de pôle
Activités principales :
- Assurer les tâches de secrétariat selon les procédures administratives définies
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
- Rédiger et mettre à jour les documents de communication à destination du public ou des partenaires (plaquettes, affiches, site internet .)
- Gérer les bases de données et leur mise à jour
- Assurer la gestion du courrier (départ, arrivée, mails, fax .)
- Assurer la gestion des stocks de fournitures
- Gérer les plannings d'occupation des salles, bureaux, et matériel
- Contribuer à l'organisation des déplacements, des manifestations évènementielles, des réunions
- Gérer les statistiques
Compétences de base :
- Etre capable de mémoriser les informations à analyser et à transmettre
- Maitriser les bases comptables
- Maitriser les techniques de communication et de relation à la personne
- Maitriser l'outil informatique, les outils bureautiques, Pack Office.
- Respecter la confidentialité
- Connaître le réseau partenarial
- Posséder un bon niveau d'orthographe, des qualités rédactionnelles et une réelle capacité de synthèse pour rédiger des notes, des comptes rendus, des bilans
Compétences spécifiques :
- Connaître, repérer les mécanismes de l'égalité entre les femmes et les hommes et adapter sa pratique
- Maitriser la réalisation d'outils de communication
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers
- Pouvoir rédiger au regard des éléments fournis un bilan ou rapport d'activité
- Connaître les obligations statutaires et assurer les obligations légales (tenue des registres, classement des comptes rendus de CA et AG, publications des modifications statutaires, gestion des documents officiels)
