informations générales
Saint-Pierre
Vous serez chargé(e) d'd'assurer un ensemble de travaux de nature administrative visant au bon fonctionnement de votre unité de travail, à l'accueil et à l'information des visiteurs, clients. Vous assisterez par ailleurs, vos responsables dans la mise en œuvre de leurs activités. Vos missions seront :
* Secrétariat classique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise
- Répondre aux demandes, orienter les clients, visiteurs, filtrer les appels
- Assurer la gestion de la documentation liée à l'activité
- Exploiter et mettre à jour les fichiers de données
- Rédiger, mettre en forme les courriers et notes de l'entreprise
- Diffuser les informations en interne ou en externe
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Traiter certaines opérations de gestion liées à l'activité en utilisant les logiciels dédiés
- Gérer un stock de fournitures de bureau
- Organiser la préparation des réunions.
* Gestion des clients :
- Gérer les commandes des clients GMS en relation avec le commercial et les commandes du personnel (de la commande à la facturation)
- Préparer les colis et réaliser toutes les opérations d'expédition (facturation, organisation du pick-up par Chronopost, colisages, documents de douane,.)
- Suivre et assurer le réapprovisionnement en produits finis pour le « dépôt » bureau colis.
* Gestion et organisation de l'activité :
- Organiser son poste de travail en fonction des impératifs du service
- Mettre à jour et renseigner les tableaux de bord de l'activité
- Suivre les méthodes de travail, les modes opératoires, procédures
- Classer les documents (papier, électronique) selon l'organisation interne et le plan de classement et procéder aux archivages
- Participer à des réunions de travail
- Anticiper et gérer les priorités
Vos qualités : Discrétion - Confidentialité - Rigueur -Méthode -Relationnel - Autonomie
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire* Secrétariat classique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise
- Répondre aux demandes, orienter les clients, visiteurs, filtrer les appels
- Assurer la gestion de la documentation liée à l'activité
- Exploiter et mettre à jour les fichiers de données
- Rédiger, mettre en forme les courriers et notes de l'entreprise
- Diffuser les informations en interne ou en externe
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Traiter certaines opérations de gestion liées à l'activité en utilisant les logiciels dédiés
- Gérer un stock de fournitures de bureau
- Organiser la préparation des réunions.
* Gestion des clients :
- Gérer les commandes des clients GMS en relation avec le commercial et les commandes du personnel (de la commande à la facturation)
- Préparer les colis et réaliser toutes les opérations d'expédition (facturation, organisation du pick-up par Chronopost, colisages, documents de douane,.)
- Suivre et assurer le réapprovisionnement en produits finis pour le « dépôt » bureau colis.
* Gestion et organisation de l'activité :
- Organiser son poste de travail en fonction des impératifs du service
- Mettre à jour et renseigner les tableaux de bord de l'activité
- Suivre les méthodes de travail, les modes opératoires, procédures
- Classer les documents (papier, électronique) selon l'organisation interne et le plan de classement et procéder aux archivages
- Participer à des réunions de travail
- Anticiper et gérer les priorités
Vos qualités : Discrétion - Confidentialité - Rigueur -Méthode -Relationnel - Autonomie
